Warum arbeiten wir agil?

Unternehmen finden heute eine VUKA-Arbeitswelt – in Corona-Zeiten mehr denn je – vor, die gekennzeichnet ist von

  • Volatilität – Preise, Kurse und Märkte schwanken
  • Unsicherheit – eine klare Vorhersage, was als nächstes passiert ist nicht möglich, daher lässt sich nicht klar vorhersagen, was die beste Entscheidung sein wird
  • Komplexität – viele Komponenten eines System wechselwirken permanent miteinander
  • Ambiguity – Mehrdeutigkeit, Sachveralte sind nicht einfach und linear

Durch die Umstellung auf eine agile Arbeitsweise ist ein Unternehmen in der Lage auf diese Situation zu reagieren, indem es schnell auf Marktveränderungen reagiert und damit marktgerechte Produkte und Dienstleistungen anbieten kann. Dieses ist nur möglich, indem in crossfunktionalen Teams interdisziplinär zusammen gearbeitet wird und man gemeinsam in kleinen Schritten auf ein großes Ganzes hinarbeitet, das zuvor in kleine Schritte unterteilt wurde.

Betrachten wir zwei Gründe für eine agile Arbeitsweise genauer. Die Schnelligkeit und die Komplexität.

Ein klassisches Projekt beginnt in der Regel mit einer langen Planungsphase (Erstellung Lastenheft, Pflichtenheft, Anforderungskataloge etc.), daran an schließt sich eine lange Entwicklungsphase an, an deren Ende das Ergebnis präsentiert wird, das zuvor keiner der Projektbeteiligten intensiver angeschaut hat. In einem agilen Projekt schaut das crossfunktionale Team in regelmäßigen kurzen Optimierungsintervallen auf Teilergebnisse.

In diesen agilen Meetings erfolgt ein Wissenstransfer aller Kollegen aus verschiedenen Abteilungen, um eine gemeinsame Sicht auf den Projektfortschritt zu erhalten und das weitere Projektvorgehen gemeinsam fest zu legen. Durch diese Arbeitsweise lässt sich Komplexität meistern. Die hohe Transparenz und das gemeinsame Ziel steigern die Motivation des Teams und den Spaß an der Arbeit.

Wie arbeiten wir agil?

Stellt sich nun die Frage, welche Werte einer agilen Arbeitsweise zugrunde liegen.

Offenheit und Transparenz, viel direkte Kommunikation (z.B. Gespräch vor Mail), eine gute Feedback- und Fehlerkultur und eine sehr ausgeprägte Kundenzentrierung sind typisch für agiles Projektvorgehen. Darüber hinaus sollte immer einfach kommuniziert werden (z.B. wenige Bulletpoints pro Folie), damit sich alle Teammitglieder schnell und unkompliziert in ein Thema einarbeiten können.

Agile Methoden – Kanban und Scrum

Beim Kanban Board (japan. Kan=visuell ban=Karte) handelt es sich um eine Visualisierungsmethode, die Toyota bereist in den 1940ern zur Steuerung des Produktionsprozesses entwickelt hat. Klassisch besteht es aus vier Spalten. Abgebildet wird der gesamte Arbeitsprozess von der Planung bis zur Realisierung. Ziel ist es, die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden, zu begrenzen, damit niemals Multitasking notwendig wird, dass die Effizienz der Arbeiten beeinträchtigen würden.

Agiles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement

Bei Scrum handelt es sich um ein Framework aus der Softwareentwicklung, das Regeln für agiles Denken bietet. Scrum liegt die Grundannahme zugrunde, dass es kein fertiges Produkt gibt. Jede Produktversion ist das Ergebnis eines Sprints und gleichzeitig der Beginn des neuen Sprints.

Elemente, die beim Kanban ähnlich sind, werden zusätzlich unterstützt durch spezielle Meetingformen, wie z.B. kurze Dailys, in denen alle Teammitglieder sagen, wo sie gerade stehen, wo sie hinwollen und was sie dabei behindert. Darüber hinaus gibt es Sprint Plannings und Sprint Reviews in regelmäßigen Zyklen, in die eine zeitliche Komponente zur Überprüfung der Arbeitsergebnisse mit einfließt. Dann beginnt der Zyklus von vorn.

Tools für agiles Projektmanagement

Agile Arbeitsmethoden eignen sich hervorragend für virtuelle Teams, die remote miteinander arbeiten, da viel Wert auf Kommunikation gelegt wird. Zudem sorgen die zyklisch wiederkehrenden Treffen für ein festes Gerüst mit regelmäßigem Austausch der Teammitglieder, der zusammen hält, auch wenn diese sich nicht face-to-face sehen.

Es gibt zahlreiche Tools aus der Cloud, die ohne Installation schnell zur Verfügung stehen und die virtuelle agile Zusammenarbeit bestens unterstützten:

Autorin: Nicole Paschke