Viele kleine und mittelständige Unternehmen erledigen die Personalarbeit noch zu Fuß und stoßen dabei oft an ihre Grenzen. Um der Papierflut in den Personalabteilungen den Kampf anzusagen, ist eine frühzeitige Anschaffung einer HR-Software essenziell.

Die Einführung einer digitalen Personalverwaltung führt nicht nur zu einem papierlosen Büro, sondern auch zu erheblichen Zeiteinsparungen und das führt wiederum zu einer Kosteneinsparung. Allein aus diesem Grund sollte sich jedes Unternehmen mit dem Thema der digitalen Personalverwaltung frühzeitig beschäftigen.

Gerade schnellwachsende Unternehmen verlieren schnell den Überblick über die personalrelevanten Daten, da diese in diversen Ordnern an verschiedenen Orten verstaut werden. Selbst einfache Auswertungen werden damit zu einer Herausforderung und kosten viel Zeit. Wenn alle personalrelevanten Daten in einem zentralen Pool liegen, können einfache und aussagekräftige Reports & Statistiken mit wenigen Klicks erstellt werden.

Auch im Recruiting empfiehlt sich frühzeitig eine Software einzuführen. Am sinnvollsten ist es, einen Anbieter zu wählen, der sowohl das Recruiting als auch die Personalverwaltung aus einer Hand anbietet. Der Vorteil ist, dass sowohl die Bewerber als auch die Mitarbeiter in einem System gepflegt und ausgewertet werden können. So können einige Anbieter die eingestellten Bewerber direkt zum Mitarbeiter übergeben und übernehmen dabei alle relevanten Informationen automatisch. Erheblicher Aufwand besteht oft darin, die zahlreichen Bewerberdokumente in die Software einzugeben. Hier kommt das CV Parsing ins Spiel, indem alle relevanten Informationen aus einer Bewerbung extrahiert und unmittelbar als standardisiertes, strukturiertes Kandidatenprofil zur Verfügung gestellt werden. Gerade bei Unternehmen mit vielen Bewerbungen ist die Zeitersparnis enorm.

Personalverwaltung perbit.cloud

Im nächsten Schritt kann das Onboarding starten, was wiederum über die Personalverwaltung angestoßen wird. Besonders kritisch sind die ersten Wochen, die effektives Onboarding so wichtig macht: Der erste Tag und die folgenden Wochen entscheiden darüber, dass beide Parteien – neuer Mitarbeiter und das Unternehmen – sich sicher sind, die richtige Wahl getroffen zu haben. Auch hier kann enorm Zeit eingespart werden, indem z. B. Templates für immer wiederkehrende Aufgaben erstellt werden können.

Die Onboarding-Aufgaben können anschließend automatisiert durch die Personalabteilung an die zuständigen Bereiche verteilt werden – und das mit nur einem Knopfdruck. Hat ein zuständiger Bereich die Aufgabe erledigt, wird das Feedback ebenfalls automatisiert an die Personalabteilung zurückgespiegelt. Das verleiht der Personalabteilung sowohl nach innen als auch nach außen ein professionelles Auftreten.

Die hier beschriebenen Maßnahmen zeigen nur einen kleinen Auszug von möglichen Potentialen einer HR-Software.

 

Autor: Jan Niklas Witte

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