Digitalisierung – Homeoffice – Remote Work: die aktuelle Arbeitssituation. Das heißt, Kommunikation, Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation. Unternehmen, die schon seit längerer Zeit Homeoffice Regelungen durchführen, haben es zur Zeit einfacher als Unternehmen, die gerade am Anfang der Digitalisierung stehen. Jetzt wird deutlich, ob und wie Teams und Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten zusammen arbeiten können.

Wo fängt Digitalisierung an? In Welchen Bereichen können Sie sich Digitalisieren?

Digitalisierung fängt beim Ausfüllen von Formularen auf dem Computer oder Tablet an, geht über die digitale Personalverwaltung bis hin zur gemeinsamen Arbeit an geteilten Dokumenten. Die Digitalisierung kann in vielen Bereichen helfen, die Prozesse im Unternehmen  zu optimieren und die Kommunikation zu vereinfachen. So bieten sich auch Homeoffice Möglichkeiten spontaner und einfacher an. Mögliche Bereiche sind zum Beispiel Organisation, Kommunikation, Medien, Technologie, Netzwerk, Produktion.

Welche technischen Voraussetzungen braucht man?

Digitalisierung ohne eine stabile Internet Verbindung wird nicht funktionieren. Hauptsächlich ist die Digitalisierung an die IT geknüpft: Hardware, Software.

Mit welchen Tools kann man sich schnell & einfach digitalisieren?

Es gibt natürlich zahlreiche Tools, die Ihnen in den verschiedenen Bereichen helfen, sich zu digitalisieren und neu aufzustellen. Zu empfehlen sind Tools, die weitestgehend eine All-in-One Lösung anbieten. Hier ein paar allgemeine Tools:

  • Microsoft 365, One Drive oder Google Drive für die Verwaltung, Planung und Durchführung der Arbeitsaufgaben 
  • Cloud Lösungen für die digitale Personalverwaltung

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Kann ich mit meinem Team virtuell zusammen arbeiten?

Das ist leichter als man denkt: über Telefon, Skype oder Facetime hält man den Kontakt, den Bildschirm kann man mit seinen Kollegen teilen und Präsentationen für alle Anwesenden online halten. Info: Hierzu halten wir ein passendes WEBINAR “Agiles Projektmanagement virtuell”. Außerdem besteht die Möglichkeit über verschiedene Tools an Shared Documents zu arbeiten – alle Teammitglieder arbeiten zusammen an einer Präsentation, Excel Liste oder Word Datei, um Projektübergreifende Aufgaben aufzuteilen und zu erledigen.

Homeoffice: Was ist zu beachten? Wie richte ich meinen Arbeitsplatz ein?

Die Arbeitsplätze müssen natürlich auch im Homeoffice den Standards entsprechen und gute Arbeitsmaterialien bereitstellen. Die Ausstattung sollte ähnlich des Büros sein: Schreibtisch, Laptop, Bildschirm und Telefonanbindung, sowie eine stabile Internetverbindung. Am besten gestaltet sich der Arbeitsplatz in einem abgrenzenden Raum, in dem ausreichend Platz ist und man seine Ruhe hat, vor allem wenn weitere Menschen in der Wohnung bzw. dem Haus leben.

Digitalisierung Homeoffice

Können meine Kunden und Mitarbeiter mich erreichen? Muss ich durchgehend erreichbar sein?

Die Erreichbarkeit muss per Mail, Telefon durch Skype oder eine Umleitung/ Weiterleitung auf das Firmenhandy gegeben sein. An den Zeiten sollte sich dabei nichts ändern: Erreichbarkeit innerhalb der gewohnten Öffnung- und Arbeitszeit, dass heißt auch, dass man nach Feierabend nicht mehr erreichbar sein muss.

Wie halte ich Kontakt zu meinen Kollegen?

Durch kurze Daily- Meetings hört sich das Team einmal am Tag. Nehmen Sie sich aber auch die Zeit, Ihren Kollegen zu schreiben oder sie außerhalb von Projekten und Aufgaben anzurufen. Gestalten Sie eventuell Ihre Pause virtuell zusammen oder trinken gemeinsam einen Kaffee.

Wie schaffe ich es, meine Arbeit strukturiert zu erledigen?

Bleiben Sie Strukturen aus dem Büro treu, nehmen Sie Meetings wahr und gehen Sie morgens Ihre Aufgaben durch. Zur Unterstützung können Sie sich Tages- oder Wochenziele aufschreiben oder eine To Do Liste anlegen. Online-Planner helfen zusätzlich dabei und unterstützen das gewohnten Arbeitspensum.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Wo finde ich Informationen? Was muss unbedingt eingehalten werden?

Dies regelt die DSGVO! Zur Absicherung sollten Sie immer den firmeninternen Datenschutzbeauftragten bzw. Ihre externen Berater & Agenturen fragen.

Zum Schluss noch allgemeine Tipps für die Zeit im Homeoffice

 

  • Starten Sie weitestgehend “normal” in den Tag, dass heißt, nicht im Jogginganzug verweilen.
  • Strukturieren Sie Ihren Tag und finden Sie einen neuen Rhythmus. Natürlich ist klar, dass sich der normale Alltag geändert hat. Der Arbeitsweg fällt weg, eventuell nutzen Sie die Zeit jetzt für einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft.
  • Setzen Sie sich an den Schreibtisch und planen den Tag oder die Woche, vielen Arbeitnehmern hilft es, eine ToDo Liste zu verfassen, um sich daran zu orientieren.
  • Gewohnte Meetings und Termine sollten weiterhin stattfinden, jetzt virtuell per Facetime und Telefon.
  • Vergessen Sie nicht, Pausen zu machen und halten Sie den Kontakt zu Kollegen aufrecht. Treffen Sie sich z.B. zu einem E-Coffee.

Autorin: Yvon Kassens