Digitalisierung macht den Mittelstand effizienter

 

In der HR Welt zählen heute Schnelligkeit, Einfachheit und eine persönliche Kommunikation zu den Erfolgsfaktoren. Um dies zu gewährleisten, können digitale Lösungen unterstützen. Das schnelle Auffinden von Informationen, die effiziente Verwaltung von Personaldaten und die Automatisierung von Prozessen sind die Hauptvorteile von Anwendungen in diesem Bereich.

Die digitale Personalakte

Die digitale Verwaltung von Personaldaten bietet viele Vorteile, die sich Unternehmen in Zukunft zu Nutze machen müssen. Zum einen sind die Daten sicher gelagert, da alle relevanten, personenbezogenen Daten verschlüsselt an einer zentralen Stelle zu finden sind.
Die Daten einzelner Mitarbeiter sind schneller gefunden und auch Vorgesetzte, sowie Mitarbeiter können über einen Self-Service direkt an die Datenquelle angebunden werden. Der Zugriff auf vertrauliche Personaldaten erfolgt in der Regel gesetzeskonform über ein Rollen- und Rechtemanagement. Darüber hinaus lassen sich standardisierte Prozesse und routinierte Aufgaben der Personalabteilung einfach abbilden.

Durch die Abbildung von Prozessen und Aufgaben sowie der direkten Anbindung der Mitarbeiter und Vorgesetzten, entlasten Sie zum einen Ihre Personalabteilung, und verringern zum anderen die Bearbeitungszeiten deutlich.

Die elektronische Personalakte

Eine digitale Personalverwaltung reicht für ein komplett papierloses Büro leider nicht aus. Denn laut §195 BGB muss eine Personalakte mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses revisionssicher archiviert werden. Damit Sie neben Ihrer digitalen Personalverwaltung nicht noch zusätzlich Papierakten im Aktenschrank aufbewahren müssen, gibt es über die digitale Personalverwaltung hinaus noch die elektronische Personalakte.

Digitale Personalakte

Die elektronische Personalakte verwaltet nicht nur die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern wie z.B. Adress- und Kontaktdaten oder Qualifikationsdaten, sondern legt deren komplette Personalakte mit allen relevanten Unterlagen wie beispielsweise Arbeitsverträgen, Zeugnissen oder sonstigen Vereinbarungen revisionssicher und verschlüsselt in einem digitalen Safe ab. In der E-Akte werden sämtliche Informationen eines Arbeitsverhältnisses gebündelt abgelegt und dadurch für HR auch deutlich schneller auffindbar.

Erst im Zusammenspiel mit Hilfe einer digitalen Personalverwaltung und einer elektronischen Personalakte gelingt der Schritt der Personalabteilung zu einem papierlosen Büro und damit auch in die digitale Zukunft.

 

Autorin: Ha An Nguyen

Ha An Nguyen