Bei dem Begriff Employee Self Service handelt es sich um Tools, in denen der Mitarbeiter auf seine persönlichen Daten, wie beispielsweise Adresse, Bankverbindung, Zeiterfassung, Seminarbuchung, via Intra-/Internet zugreifen und diese selbst verändern bzw. erfassen kann. Frei lässt sich der Begriff zwar mit Mitarbeiter-Selbtbedienung übersetzen, präziser wäre jedoch Mitarbeiterselbstverwaltung.

Ein Employee Self Service kann ganz einfach in die HR-Software eines Unternehmens eingebunden werden und entlastet damit die Personalabteilung. Für die Vorgesetzten besteht die Möglichkeit, erweitert einen Management Self Service (MSS) einzurichten. Dabei kann der Vorgesetzte auf sämtliche Daten der ihm zugeordneten Mitarbeiter zugreifen und so beispielsweise verfolgen, welche Krankheitszeiten entstanden sind, welche Gehaltsveränderungen sich ergeben haben oder welche Weiterbildungen bereits absolviert worden sind.

Aufgabenfelder des Employee Self Service (ESS):

  • Stammdaten ändern (Persönliche Daten, Bankverbindung, Kontaktdaten etc.)
  • Anträge stellen (Abwesenheitsantrag, Urlaubsantrag, Seminarantrag, etc.)
  • Personalentwicklung (Bildungsweg, Berufsweg, absolvierte Seminare, etc.)
  • Zeiterfassung (Beginn und Ende der Arbeitszeit, Projektzeiten, etc.)

 Aufgabenfelder des Manager Self Service (MSS):

  • Überwachung von Arbeitszeiten
  • Genehmigung von Reisen
  • Talentmanagement (z. B. Mitarbeiterbeurteilung)
  • Personalbedarfsplanung und Personalbeschaffung
  • Berichtswesen

 Vorteile des Employee Self Service:

  • Stärkung der Eigenverantwortung von Mitarbeitern
  • Zeitersparnis für Angestellte und Personaler
  • Verbesserung der Datenqualität und Transparenz
  • Geldersparnis für Unternehmen
Employee Self Service perbit.cloud

Einführung von Employee Self Service:

Die Nutzung von Employee Self Service-Systemen setzt zunächst die mehrheitliche Bereitschaft der Arbeitnehmer voraus, ihre eigenen Personaldaten aktuell zu halten.

Weitere Schritte die für die Einführung von Employee Self Service berücksichtigt werden sollten:

Flexibles Berechtigungs-Management

Wenn Mitarbeiter auch außerhalb der Personalabteilung auf die Personalsoftware zugreifen können, wird ein flexibles Rechtemanagement unerlässlich. Darunter versteht man sämtliche Einstellungen, die festlegen, welche Informationen ein Nutzer sehen und bearbeiten darf und welche Prozesse er in der Personalsoftware selbstständig durchführen darf.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Wichtig ist, dass das System E-Mail Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben versendet. Dazu gehören beispielsweise Erinnerungen über die Freigabe von Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen.

Intuitive Benutzeroberfläche

Eine intuitiv verständliche Benutzeroberfläche ist unerlässlich damit das System nicht ungenutzt bleibt. Einen Test aus Mitarbeitersicht ist empfehlenswert.

Employee Self Service mit Hilfe einer professionellen HR Software

Durch Cloud-Software können auch kleine Unternehmen schnell und kostengünstig von Employee Self Service profitieren. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters gilt es, auf ein flexibles Berechtigungs- und Benachrichtigungs-Konzept sowie intuitive Benutzeroberflächen zu achten. Die HR Software perbit.cloud stellt Employee Self Services und Manager Self Service zur Verfügung. Mit einem kostenlosen Testsystem sollten die eigenen Anforderungen im Vorfeld überprüft werden.