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Tutorials der perbit.cloud

In unserem Tutorial-Bereich finden Sie nützliche Hilfestellungen rund um die HR-Software perbit.cloud. Die Tutorials werden in verschiedene Themenbereiche unterteilt.

Sollten Sie weitere Fragen haben, erreichen Sie das Service Center der perbit.cloud von Mo – Fr zwischen 8.00 und 17.00 Uhr, online per Chat, per E-Mail: service@perbit.cloud oder telefonisch unter +49 25 05 93 00 – 65. Weitere Produktbeschreibungen finden Sie unter Downloads.

 

 

Häufig gestellte Fragen zur perbit.cloud

Sie haben Fragen zu Leistungsbeschreibungen oder der Bedienung einzelner Funktionen der perbit.cloud? In unserem Hilfebereich bekommen Sie Tipps und Tricks rund um die Bestellung und Leistungen der HR Software. Dieser Bereich wird stetig mit neuen Informationen erweitert. Sollten Sie dennoch einmal nicht weiterwissen, dann kontaktieren Sie uns gerne über das Kontaktformular, per Chat oder per Mail an service@perbit.cloud.

Gibt es kundenspezifische Versionen oder erhalten alle die neuesten Entwicklungen?
Unsere Lösungen sind Komplettversionen. Alle Neuerungen und Lösungen, die wir entwickeln, stehen somit auch allen unseren Kunden mit der entsprechenden Version zur Verfügung. So profitieren Sie von den Anregungen, Ideen und Entwicklungen von allen Kunden.
Wie erfahre ich, wie viele Mitarbeiter monatlich abgerechnet werden?
Die monatlichen Kosten Ihrer Edition sind abhängig von der Anzahl aktiver Personalfälle. Diese monatlich aufgelistete Information erhalten Sie in der Auswertung "Aktive Personalfälle" in der perbit.cloud.
Wie erfolgt die automatische Löschung von Bewerberdaten?
In dem Bereich „Stellenausschreibung“ gibt es ein Feld "Datum", welches als Grundlage für die automatische Löschung der Bewerberdaten dient. Nachdem das Datum der Stellenausschreibung hinterlegt ist, werden nach 6 Wochen alle Bewerberdaten zu dieser Stellenausschreibung gelöscht. Im System bleiben nur die Daten gespeichert, für die eine Erlaubnis zur Speicherung der Daten über diesen Zeitpunkt hinaus nachweislich vorhanden ist.
Ist die perbit.cloud DSGVO-konform
Ja, die perbit.cloud erfüllt alle Richtlinien der neuen DSGVO.
Was geschieht mit den Daten im Testsystem?
Die Daten im Testsystem werden nach Ablauf der Testphase gelöscht. Wenn Sie ein Produktivsystem bestellt haben, beinhaltet dieses keine Daten.
Kann ich vorhandene Mitarbeiter importieren?
Ja. Bestehende Mitarbeiterdaten können Sie selbstständig im Standardformat importieren. Auf Wunsch kann der Import auch durch unseren Implementierungsmanager erfolgen.
Wie werden aktive Mitarbeiter gezählt?
Aktiv wird ein Mitarbeiter gezählt, wenn er den folgenden Status hat: aktiv, Altersteilzeit aktiv, Altersteilzeit passiv, aktiv befristet, Elternzeit, Mutterschutz. Kostenpflichtig sind aktive Mitarbeiter mit einem dieser Status.
Benötige ich spezielle Hardware oder Software?
Nein, Sie nutzen perbit.cloud allein über den Webbrowser. Eine Installation auf einem Server in Ihrem Haus entfällt. Eine Internetverbindung ist notwendig. Auch unterwegs können Sie per App auf Ihre Daten zugreifen.
Wo finde ich ausführliche Funktionsbeschreibungen?
Ausführliche Produktbeschreibungen finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe. Sollten Sie dort nicht die passende Antwort auf Ihre Frage finden, kontaktieren Sie gerne unser Service-Team online per Chat, per E-Mail: service@perbit.cloud oder telefonisch unter 02505  93 00-65.
Wer übernimmt die Einrichtung des Systems?
Im Anschluss an Ihre Bestellung wird Sie unser Implementierungsmanager bei der Systemeinrichtung unterstützen.
Wie lege ich fest, was meine Mitarbeiter sehen?
Die Zuordnung der Rollen erfolgt bei der Einrichtung zusammen mit unserem Implementierungsmanager. Hierbei sind die Zugriffsrechte für die ESS-Nutzer (Employee Self-Service) alle gleich. Personaler und Führungskräfte verfügen über erweiterte Rechte. Sie können frei entscheiden, welche Funktionen Personalsachbearbeiter und Führungskräfte sehen dürfen.
Wie kann ich die perbit.cloud bestellen?
Rufen Sie die Seite „Preise“ auf und wählen Sie die Edition, für die Sie sich entschieden haben. Klicken Sie den Button „Jetzt anfragen“ und füllen Sie das Kontaktformular aus. Daraufhin senden wir Ihnen unsere Verträge zur Unterzeichnung zu. Sobald Sie uns diese unterschrieben zurück geschickt haben, setzt sich unser Implementierungsmanager mit Ihnen in Verbindung und Sie erhalten die Zugangsdaten zur perbit.cloud. Jetzt legen Sie einfach los!
Gibt es in jedem Paket einen Kunden-Support?
Ja, in jedem Paket gibt es einen unbegrenzten Kundensupport über unser Ticketportal oder per E-Mail. Antworten erhalten Sie in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Haben Sie sich für die premium Edition entschieden, beraten wir Sie gerne telefonisch. (werktags von 8.00 – 17.00 Uhr)
Ab wann kann ich mit dem System arbeiten?
Wenn Sie den Vertrag mit uns geschlossen haben, wird sich unser Support-Team mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen die Zugangsdaten zur Ihrer perbit.cloud zur Verfügung stellen.
Wie sicher sind die Daten unseres Unternehmens und wo werden sie gespeichert?
Die perbit.cloud wird ausschließlich auf ISO-zertifizierten Rechenzentren (Microsoft Azure) in Deutschland betrieben. Mit jedem Kunden wird ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Ihre Daten werden mit höchster Sicherheit verschlüsselt und ausschließlich in Deutschland gespeichert. Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne unsere Datenschutzbeauftragte unter datenschutz@perbit.de.
Wie erreiche ich das perbit-Team
Das Service Center der perbit.cloud erreichen Sie von Mo – Fr zwischen 8.00 und 17.00 Uhr, online per Chat, per E-Mail: service@perbit.cloud oder telefonisch unter +49 25 05 93 00 – 65.
Kann ich jederzeit zwischen den Paketen wechseln?
Sie können jederzeit in eine höhere Edition upgraden. Sie zahlen dann für den Rest des Quartals zusätzlich den Differenzbetrag. Ein Downgrade in eine günstigere Edition ist jeweils zu Ende des Quartals möglich.
Was geschieht mit eingehenden Bewerbungen?
Eingehende Bewerbungen werden direkt in der perbit.cloud gespeichert und weitere Schritte des Bewerbungsprozesses können eingeleitet werden, wie z.B.: Eingangsbestätigung, Weiterleitung an Fachabteilung, Planung und Einladung Vorstellungstermin, Aufnahme in den Bewerberpool, Einstellung, Absage.
Kann die Karriereseite mit Google for Jobs verbunden werden?
Ja, die Stellenauschreibungen sind für Google for Jobs und auch für andere Suchmaschinen optimiert.
Kann ich die Karriereseite an unser Corporate Design anpassen?
Natürlich. Auf dem Standard Online Stellenmarkt sind Bilder, Logos, Farben und Schriftarten anpassbar. Wenn Sie ausgefallene Wünsche haben, erstellen wir Ihnen auch gerne einen komplett individuellen Stellenmarkt mit vielfältigen funktionalen und grafischen Gestaltungselementen.
Wie kann ich die Karriereseite auf meiner bestehenden Homepage einbinden?
Sie können die Karriereseiten direkt auf eine neue Seite mit der Stellenliste verlinken oder die Stellenliste direkt per iframe in Ihre Webseiten integrieren. Ganz flexibel sind Sie mit der Nutzung unserer JSON-Schnittstelle, über die alle Daten zu den Stellenausschreibungen in das Layout Ihrer Webseiten integriert wird.
Wie kann ich Stellenausschreibungen auf der Karriereseite veröffentlichen?
Sie geben ganz einfach in der perbit.cloud an, in welchem die Zeitraum die Stellenausschreibung online sein soll, klicken auf "Veröffentlichen" und können sich zurück lehnen. Nach Ablauf des Veröffentlichungszeitraum wird die Stellenausschreibung automatisch deaktiviert. Natürlich können Sie auch jederzeit manuell Änderungen vornehmen. Die Anzahl der veröffentlichen Stellenausschreibungen ist beliebig.
Kann man mit der Zeiterfassung der perbit.cloud der Forderung des EUGH Urteils vom 14.05.2019 nach einer systematischen Arbeitszeiterfassung gerecht werden?
Ja.
Kann die Zeiterfassung über die App erfolgen?
Diese Möglichkeit wird im Laufe des Jahres 2021 zur Verfügung stehen. Dann kann die App wie ein Terminal genutzt werden, das der Mitarbeiter immer bei sich trägt und mit dem er dann auch auf Dienstreisen oder im Homeoffice seine Arbeitszeiten ganz einfach erfassen kann.
Wir nutzen schon ein Zeiterfassungssystem. Kann unser bestehendes Zeiterfassungstool integriert werden?
Zeiten, die mit einem anderen System erfasst wurden, können in die perbit.cloud übernommen werden, sodass sie hier dann zu Auswertungszwecken zur Verfügung stehen. Ebenso können Abwesenheiten aus der perbit.cloud exportiert werden, um sie in einem anderen Programm einzulesen. Sprechen Sie uns gern an, wir prüfen die technischen Voraussetzungen einer Integration.
Kann die Zeiterfassung über ein Terminal erfolgen?
Ja, zusammen mit unserem Partner IDENTsmart bieten wir die Möglichkeit, Zeiten über ein Terminal zu erfassen und direkt in die perbit.cloud zu übertragen. In perbit.cloud stehen diese Zeiterfassungsdaten für Reports und Statistiken zur Verfügung.
Können Stabsstellen oder flexible Teamstrukturen mit dem Organigramm abgebildet werden?
Die Abbildung von Stabsstellen auf unterschiedlichsten Hierarchieebenen ist problemlos möglich. Das Organigramm wird über die Vorgesetztenbeziehung generiert. Informationen zu Abteilung und Team sind dann beim Mitarbeiter ersichtlich.
Bei uns gibt es Mitarbeiter, die nicht möchten, dass ihr Bild intern veröffentlicht wird. Was kann ich tun, damit deren Bild nicht im Organigramm erscheint?
In der perbit.cloud gibt es eine einfache Checkbox mit der sie steuern können, ob das Bild des Mitarbeiters im Organigramm angezeigt werden soll, oder nicht. Das gleiche gilt übrigens für die dienstliche E-Mailadresse.
Derzeit erstellen wir unsere Organigramme in Office Programmen und stellen sie dann den Mitarbeitern als PDF zur Verfügung. Welchen Vorteil hat hier das Organigramm der perbit.cloud?
Organigramme werden in der perbit.cloud automatisch generiert. Manuelle Anpassungen bei Ein- und Austritten oder internen Wechseln sind nicht notwendig. Aus dem Organigramm heraus ist eine direkte Kontaktaufnahme möglich.
Kann ich sehen, welche On-/ Offboarding Aufgaben schon bearbeitet wurden?
Ja Sie haben jederzeit den vollen Überblick, welche Aufgaben schon abgearbeitet wurden und bei welchen Mitarbeitern noch On- oder Offboarding Aufgaben offen sind.
Je nach Aufgabenbereich und Abteilung läuft das Onboarding für unsere Mitarbeiter bei uns unterschiedlich ab. Kann ich das über die perbit.cloud abbilden?
Ja, Sie können beliebig viele Onboarding- oder Offboarding-Vorlagen erstellen, die beim jeweiligen Mitarbeiter auch noch weiter angepasst werden können.
Was genau verbirgt sich in der perbit.cloud hinter dem Begriff Diagramm?
Bei den Diagrammen handelt es sich um graphische Darstellungen ihrer aktuellen Daten in der perbit.cloud. Es gibt verschiedene Diagrammtypen, wie Kreis-, Balken-, Linien- oder Netzdiagramme. Zur Verfügung stehen Gruppierungen, Filter, Bedingungen und vielfältige Einstellungsmöglichkeiten (Achsenbeschriftungen, Zoom, Legende etc.).
Was genau verbirgt sich in der perbit.cloud hinter dem Begriff Analysetabelle?
Analysetabellen sind ähnlich aufgebaut wie ein Excelsheet. Sie bestehen aus Spalten und Zeilen, die auf den jeweils aktuellen Datenstand der perbit.cloud zugreifen. Berechnungen, Bedingungen, Gruppierungen, Filter, Sortierungen, Farben und Schriften können Sie individuell formatieren.
Entstehen durch das Modul für individuelle Auswertungen zusätzliche Kosten?
Nein, das Modul ist in jeder Edition inklusive. Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, empfehlen wir Ihnen ein Coaching, um alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten optimal ausschöpfen zu können.
Ich bin nicht so IT-affin und traue mir nicht zu, Auswertungen in der perbit.cloud selbst aufzubauen. Wo bekomme ich Hilfe?
Hilfe finden Sie in unserem Tutorialbereich. Hier finden Sie neben zahlreichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Erklärvideos und Bedienhinweise. Auf Wunsch können Sie jederzeit ein individuelles Coaching bei unserem After Sales Team buchen. Gern erstellen auch wir für Sie individuelle Reports und Diagramme nach Ihren Vorlagen.
Ich arbeite gerne mit Excel. Welchen Vorteil haben demgegenüber die Auswertungstools der perbit.cloud?
Erstellen Sie individuelle HR Auswertungen in der perbit.cloud, so greifen Sie immer auf den aktuellen Datenstand zu. Zudem haben Sie einen flexiblen Zugriff auf alle Daten aus verschiedenen Sichtweisen. Viele Features aus Excel (Filter, Gruppierungen, Funktionen und Berechnungen) stehen Ihnen selbstverständlich auch in der perbit.cloud zur Verfügung. Analysetabellen können nach Excel exportiert werden.
Die App wird auf privaten Geräten genutzt? Ist das sicher?
Ja, es werden keine Daten auf dem Endgerät gespeichert. Alle Daten werden nach der Abmeldung gelöscht. perbit.mobile hat das ERNW-Prüfzertifikat erhalten
Für welche Betriebssysteme steht die App zur Verfügung?
perbit.mobile ist auf Smartphones und Tablets ab iOS-Version 13 oder Android ab Version 8.1 nutzbar.
Wir haben viele Produktionsmitarbeiter oder Handwerker im Unternehmen, die keinen PC Arbeitsplatz haben. Können diese trotzdem die App nutzen?
Ja, die App kann auf einem beliebigen Handy installiert werden, und der Mitarbeiter kann auch eine private E-Mailadresse für den Login nutzen.
Muss der Mitarbeiter ein Diensthandy haben, um die App perbit.mobile zu nutzen?
Nein, die App kann auch auf privaten Handys genutzt werden.
Wer hat Zugang zu den privaten Kontaktdaten der Mitarbeiter?
Grundsätzlich alle Kollegen, die lesenden Zugang auf die jeweiligen Mitarbeiterstammdaten haben sollen. Es gibt jedoch die Möglichkeit, die privaten Kontaktdaten für die jeweiligen Führungskräfte auszublenden. Diese Einstellung kann der Mitarbeiter im Self-Service Bereich selbstständig ändern.
Wer hat Zugriff auf die digitale Personalverwaltung?
Über ein rollenbasiertes Zugriffsrechtekonzept kann für jeden Bereich einzeln entschieden werden, wer lesenden und wer schreibenden Zugriff erhalten soll und ob dieses Zugriffsrecht jeweils nur für das eigene Team (als Führungskraft) oder für alle Mitarbeiter gelten soll (z.B. HR oder Geschäftsführung).
Wie kommen meine Personaldaten in die digitale Personalverwaltung der perbit.cloud?
Im Rahmen der Implementierung werden die Daten zusammen mit unserem After Sales Team in die perbit.cloud importiert oder Sie importieren die Daten selbstständig.
Was ist der Vorteil der digitalen Personalverwaltung gegenüber Excel?
Über ein Rollen- und Berechtigungskonzept hat jeder Mitarbeiter gezielten Zugriff auf Dokumente. Mitarbeiter können über den ESS (Employer Self Service) gezielt Änderungen an ihren Stammdaten vornehmen und entlasten die Personalabteilung. Es besteht eine hohe Datensicherheit und alle Daten stehen für aussagekräftige Auswertung an einem Ort zur Verfügung. Aufgaben, Erinnerungen und Wiedervorlagen erscheinen automatisch.
Wie läuft der Abwesenheitsprozess ab?
Mitarbeiter können über die App perbit.mobile Urlaub beantragen oder sich krank melden. Bei Bedarf kann die AU auch per App hochgeladen werden. Es erfolgt eine Benachrichtigung an die Führungskraft und die Personalabteilung. Dem Personaler steht eine Übersicht mit noch ausstehenden AUs zur Verfügung.
Welche Auswertungen gibt es zu den Abwesenheiten?
In der perbit.cloud sind bereits zahlreiche mitarbeiter- und abteilungsbezogene Auswertungen zu Abwesenheiten, Fehlgründen, Urlaubskonten und Krankheiten, Rückstellungslisten, etc. vorhanden. Darüber hinaus können Sie eigenständig individuelle Analysetabellen und Diagramme erstellen, die exakt zu Ihren Bedürfnissen passen.
Kann man individuell einstellen, ob für Mitarbeiter eine Vertreterregelung gelten soll?
Ja, das ist möglich. Standardmäßig wird der Vorgesetzte als Genehmiger verwendet. Sie können jedoch für jeden Mitarbeiter einstellen, wie viele Genehmigungsstufen dessen Anträge durchlaufen müssen und wer die Genehmigung übernehmen soll (z.B. Vertreter, HR Abteilung, Teamleiter, etc.).
Kann man Abwesenheitsanträge auch von unterwegs stellen und genehmigen?
Ja, über unsere App perbit.mobile kann ein Abwesenheitsantrag ganz unkompliziert vom Mitarbeiter gestellt werden. Die Führungskraft erhält daraufhin eine Aufgabe in der App. Übrigens: Die App kann auch von Mitarbeitern genutzt werden, die keine dienstliche Emailadresse haben. D.h. auch diese Mitarbeiter können nahtlos in Ihre digitalen Abwesenheitsprozesse integriert werden.
Wie lang ist die Vertragslaufzeit?
Sie können den Vertrag für die perbit.cloud mit einer Frist von vier Wochen zum Quartalsende kündigen. Geht keine Kündigung ein, so verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Quartal.
Für wen eignet sich die perbit.cloud?
Die perbit.cloud kann von jedem Unernehmen, völlig unabhängig von der Branche genutzt werden. Sie ist geeignet für eine Unternehmensgröße von 5 – 400 Mitarbeitern.

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