Der erste Tag der neuen Mitarbeiter im Unternehmen läuft meistens ähnlich ab, um die neuen Kollegen innerhalb des Teams herzlich willkommen zu heißen. Aktuell läuft dies jedoch etwas anders ab: Onboarding – Jetzt halt von zuhause. Die HR-Abteilung benötigt einen strukturierten Einarbeitungsprozess, der über die einfache Onboardingliste und die klassische Aufgabeneinteilung hinaus geht und bis zum Beziehungsaufbau zu den neuen Kollegen reicht.

Vorab 3 Tipps für das Onboarding von zuhause aus:

  • Digitalisierung: Mit digitalen Tools kann der neue Mitarbeiter eigenständig mehr über das Unternehmen und die Strukturen erfahren und sich einarbeiten
  • Unternehmenskultur: Binden Sie weitere Teams und Mitarbeiter bei der Online-Begrüßungsrunde mit ein, um den neuen Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur und den Teams vertraut zu machen
  • Soziale Medien: Nutzen Sie Ihre Präsenz in den sozialen Medien für einen ersten Eindruck in das Unternehmen und stellen Sie dem neuen Mitarbeiter Beiträge und Videomaterial zur Verfügung

Jedoch wird das ohne eine technische Ausrüstung schwierig. Diese kann man dem neuen Mitarbeiter gemeinsam mit einem kleinen Willkommenspaket vorab postalisch zukommen lassen. Dabei sollte sichergestellt werden, dass der neue Mitarbeiter einen fertig eingerichteten Laptop mit VPN-Zugang erhält. Wichtig ist, die Tools zur Kommunikation, wie Messenger, Videokonferenz-Tools und Planner zur Verfügung zu stellen. Die scheinbar schwierigste Herausforderung bei der Einarbeitung von zuhause aus ist, alle neuen Kollegen kennenzulernen, vor allem Kollegen außerhalb des eigenen Teams, zu denen man keine direkte Schnittstelle hat, die man sonst schnell beim Kaffee in der Küche oder am Mittagstisch sieht.

Ein Teamchat hilft bei der sozialen Integration. Dabei muss es nicht zwangsläufig um arbeitsrelevante Themen gehen, sondern um die allgemeine Kommunikation im Alltag. Die Teammitglieder kennen sich bereits und können den neuen Kollegen schneller in das Gespräch einbeziehen. Außerdem hilft es, dem neuen Mitarbeiter einen Paten zur Seite zu stellen, dem er fachliche aber auch themenübergreifende Fragen stellen kann.

Damit sich der neue Mitarbeiter das Wissen aneignen kann, sollten interne Workflows vorgestellt werden. Dafür können Tutorials als Video oder Skript verwendet werden oder als Präsentation live erfolgen. Hilfreich ist es, wenn die Kommunikation dabei per Videochat erfolgt, damit man einen persönlicheren Eindruck voneinander bekommt.

Onboarding von zuhause

Das Feedback und der Austausch untereinander darf durch die Einarbeitung von zuhause aus nicht vergessen werden. Da der persönliche Kontakt fehlt und die Kommunikation somit häufiger nur auf das Minimum reduziert wird, ist dies wichtiger denn je. Außerdem können Aufgaben und Ziele besprochen und Fragen oder Fehler schneller behoben werden. Konstruktive Kritik und gezieltes Feedback motivieren den neuen Mitarbeiter. Eine gute Fehlerkultur hilft zusätzlich dabei, dass sich der neue Mitarbeiter nicht überfordert oder alleine gelassen fühlt.

Nehmen Sie sich jetzt besonders die Zeit für den persönlichen Austausch und Gespräche, die dem neuen Mitarbeiter das Gefühl geben, dass Sie ihn in der aktuellen Zeit brauchen und wertschätzen. Entscheidend ist eine Transparenz und ehrliche, offene Kommunikation wobei deutlich wird, dass Sie bei Fragen oder Ängsten jederzeit zur Verfügung stehen und ein offenes Ohr haben.

Autorin: Yvon Kassens