Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, löst dies umfangreiche Arbeiten für das Personalbüro aus. Viele Unternehmen haben keinen definierten Prozess für das Offboarding eines Mitarbeiters.

Besonders ein unerwarteter Austritt oder eine fristlose Kündigung können zu einer Gefahr für die internen Abläufe führen. Die Gefahren betreffen das geregelte Ausscheiden eines Mitarbeiters bis hin zur Nichteinhaltung notwendiger Datenschutzanforderungen.

Dadurch kann eine unübersichtliche Lage hinsichtlich ausgegebener Arbeitsmittel und Rechte des Mitarbeiters entstehen, sowie personenbezogene Daten, Know-how und Geschäftsgeheimnisse verloren gehen.

Für die im Rahmen des Ausscheidens eines Mitarbeiters anfallenden Aufgaben kommen verschiedene Abteilungen ins Spiel. So ist die Facility- Management-Abteilung dafür zuständig, dass die Zugangsrechte entzogen werden. Die IT-Abteilung muss darüber hinaus dafür sorgen, dass neben den Zugriffsberechtigungen auch die Bilder des Mitarbeiters im Internet und in Social-Präsenzen entfernt werden und die verwendete Hardware entzogen wird.

Als erster Schritt ist eine Bestandsaufnahme der ausgegebenen Endgeräte, Zutritts- und Zugriffsrechte notwendig. Dies geschieht bereits bei Eintritt des Mitarbeiters ins Unternehmen. Anschließend sollte diese Bestandsaufnahme während des Beschäftigungsverhältnisses regelmäßig aktualisiert werden. Eine Inventarisierung der Hardware ist dabei auch zweckdienlich.

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Sofern es noch keinen definierten Onboarding-Prozess bei Mitarbeitereintritt gibt, sollten diese wichtigen Punkte für eine Übergabe auf einer Offboarding-Liste zur Verfügung stehen. Mit Hilfe der Offboarding-Liste wird ein kontrollierter Prozess des Ausscheidens eines Mitarbeiters angestoßen und durchgeführt. Jeder Schritt des Prozesses wird dabei gesehen und erledigt. Somit ist ein kontrolliertes Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen garantiert.

Der Vorgang des Offboardings sollte nicht unterschätzt werden. Der Einsatz einer geeigneten Software ist gerade für das sensible Thema Offboarding besonders sinnvoll, da im Prozess viele wichtige Dinge in Vergessenheit geraten können. Eine Software, die alle Tätigkeiten rund um die Ausgliederung eines Mitarbeiters unterstützt, alle zu erledigenden Aufgaben festhält und gezielt den zuständigen Mitarbeitern zuweist, ist an dieser Stelle also mehr als nur nützlich, sondern auch wertvoll.

 

Autor: Thomas Brüning-Deckers

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