perbit.cloud basic

Die perfekte Lösung für Ihre digitale Personalverwaltung

perbit.cloud basic

Die Mitarbeiterverwaltung der perbit.cloud bündelt alle personalrelevanten Daten in einer gemeinsamen zentralen Datenbank. Gesteuert durch eine rollenbasierte Zugriffsrechtevergabe haben die Beschäftigten Zugriff auf ihre eigenen und/oder die Daten ihrer Mitarbeiter, um diese einsehen und ggf. ändern zu können.

Alle Anwender greifen über ein intuitiv bedienbares Menü auf das gleiche, stets aktuelle Datenmaterial zu und besitzen damit eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Ausgezeichnete Usability und eine hoch komfortable rollen- und aufgabenorientierte Navigation bieten die ideale Basis für eine umfassende Mitarbeiterverwaltung.

Die Oberfläche passt sich an die Bedürfnisse der jeweiligen Anwendergruppe an: Es werden jeweils nur die Menüpunkte angezeigt, die den Rollen des Anwenders zugeordnet sind.

Die Menüführung liefert für jeden Benutzer – abhängig von der Rollenzuordnung – eine komfortable und verständliche Bedienleiste. Der Anwender sieht die Oberfläche entsprechend seiner Rolle als Mitarbeiter, Führungskraft oder Personalsachbearbeiter. Dabei kann je Funktion zwischen Leserecht, Lese- und Schreibrecht oder Lese-, Schreib- und Löschrecht unterschieden werden. Mit der Anmeldung bekommt der Anwender alle Informationen aus seinen verschiedenen Rollen.

So sieht ein Mitarbeiter generell nur seinen eigenen Datensatz und allgemeine Unternehmensdaten, wie z.B. eine Telefonliste aller Mitarbeiter. Die Personalabteilung kann durch eingeschränkte Änderungsmöglichkeiten entlastet werden, beispielweise indem der Mitarbeiter geänderte Kontaktdaten selber einträgt. Ein Personalsachbearbeiter benötigt für seine tägliche Arbeit umfassende Zugriffsrechte auf die Daten aller Mitarbeiter des Unternehmens.

perbit.cloud HR Software

perbit.cloud basic enthält folgende Funktionen

  • Mitarbeiterstammdaten
  • Qualifikationsdaten
  • Fristenüberwachung
  • Vertragsdaten
  • Organisatorische Einordnung
  • Entgeltentwicklung
  • Abwesenheitsverwaltung
  • App perbit.mobile

Die monatlichen Kosten sind abhängig von der Anzahl der aktiven Personalfälle. Die aktiven Personalfälle können jederzeit direkt in der Anwendung aufgerufen werden.

Bei einem zusätzlichen Einsatz der Recruiting-Edition können bei internen Bewerbungen die Daten eines Mitarbeiters komfortabel in die Bewerberverwaltung übertragen werden. Umgekehrt können auch Bewerberdaten bei einer Einstellung in die Mitarbeiterverwaltung übergeben werden.

Mitarbeiterstammdaten

Verwalten Sie die persönlichen und betrieblichen Daten Ihrer Mitarbeiter. Wichtige Informationen wie die Zuordnung zu einem Mandanten, das Eintrittsdatum des Mitarbeiters oder seine Kontaktdaten werden in der perbit.cloud festgehalten. Das System errechnet aus dem Geburtsdatum des Mitarbeiters dessen Alter und den gesetzlichen Renteneintritt und zeigt automatisch die Dauer der Betriebszugehörigkeit an.

Hinterlegen Sie für jeden Mitarbeiter die Kontaktdaten. Diese sind Grundlage für die Telefonliste, den E-Mail-Versand oder auch die Serienbrieffunktion. Legen Sie Grußformel und Unterschriftenzeile(n) für den Serienbriefversand fest, damit Sie beispielsweise den Mitarbeiter über eine Gehaltserhöhung informieren oder zum Geburtstag oder Jubiläum gratulieren können. Die Aufgabenliste in der perbit.cloud erinnert Sie an das Jubiläum und liefert gleich den passenden Serienbrief mit!

Jeder Mitarbeiter kann – wenn gewünscht – die privaten Kontaktdaten selbstständig ändern. Das erspart dem Personalbüro Arbeit und Zeit. Möchten Sie wissen, welche Mitarbeiter in einem frei wählbaren Zeitraum ins Unternehmen ein- oder ausgetreten sind oder in diesem Zeitraum wegen einer SV-Unterbrechung nicht im Unternehmen tätig waren? Die Fluktuationsliste zeigt Ihnen die gewünschten Daten an. Ein übersichtliches Diagramm ermittelt die Altersstruktur zum aktuellen Datum.

Nutzen Sie die Möglichkeiten, die das System Ihnen bietet und verändern Sie das Diagramm nach Ihren Wünschen. Wählen Sie einen anderen Diagrammtyp, filtern Sie die angezeigten Daten (z. B. nur männliche Mitarbeiter) oder blenden Sie die Anzeige der Datentabelle komplett aus. Sie haben die Wahl!

SV- und Steuerdaten, Bankverbindung und Krankenkassendaten – in der perbit.cloud verwalten Sie alle wichtigen Mitarbeiterstammdaten. Auswahlboxen erleichtern dabei die Dateneingabe. Einträge zur Nutzung eines Firmen-PKWs nehmen Sie hier ebenso vor, wie Sie die Führung eines Fahrtenbuchs dokumentieren können. Anhand Ihrer Angaben errechnet die perbit.cloud den steuerwerten Vorteil nach der 1%-Regelung und eine evtl. Entfernungspauschale.

Nutzen Sie die komfortable Serienbrieffunktion der perbit.cloud. Mit einem Klick senden Sie allen (oder ausgewählten) Mitarbeitern, die über einen Firmenwagen verfügen, den KFZ-Überlassungsvertrag zu. Die perbit.cloud stellt Ihnen eine Vorlage zur Verfügung, die Sie nach Ihren Wünschen anpassen können.

Angaben zur betrieblichen Altersvorsorge runden den Bereich der Mitarbeiterstammdaten ab. In einem Unterformular erfassen Sie hier ggf. unterschiedliche Datensätze für einen Mitarbeiter. Ob Gruppenvertrag, eine Pauschalversteuerung durch den AN oder AG sowie die Umwandlung als 13. Gehalt oder laufend. Alle für die betriebliche Altersvorsorge notwendigen Angaben können Sie komfortabel in der perbit.cloud verwalten.

Qualifikationen

Welche schulische und ggf. akademische Ausbildung hat ein Mitarbeiter? Welche Schwerpunkte hat er während des Studiums gesetzt und wie hat er das Studium abgeschlossen? Halten Sie die komplette schulische und akademische Laufbahn für jeden Mitarbeiter fest. Dokumentieren Sie ebenso den kompletten beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters, inklusive der bisherigen Arbeitgeber und Tätigkeitsschwerpunkte.

Die sprachliche Qualifikation eines Mitarbeiters kann entscheidend sein für seine Tätigkeit im Unternehmen. Die Mitarbeiterverwaltung der perbit.cloud ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und spätere Auswertung. Vervollständigen Sie die Qualifikationsdaten eines Mitarbeiters, indem Sie auch die Zusatzqualifikationen, beispielsweise besondere Computerkenntnisse, festhalten. Wie mobil ist der Mitarbeiter? Kann er evtl. deutschlandweit eingesetzt werden? Je nach Stellenanforderung ist dies ein entscheidendes Merkmal.

Fristen

Versäumen Sie keine Fristen! Ob Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis, das Ende der Probezeit oder das Jubiläum eines Mitarbeiters. In der perbit.cloud sehen Sie für jeden Mitarbeiter auf einen Blick, welche Fristen Sie beachten müssen. Pünktlich vor Ablauf der Fristen erhalten Sie eine entsprechende Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste und können diese auch direkt bearbeiten, um z. B. einem Mitarbeiter einen Glückwunschbrief zum Jubiläum zu schicken oder einen Gesprächstermin zum Ende der Probezeit zu vereinbaren.

Nutzt ein Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug, ist der Arbeitgeber zu einer regelmäßigen Kontrolle der Führerscheine verpflichtet. Die perbit.cloud unterstützt Sie dabei! Erfassen Sie jeden Kontrolltermin und erkennen Sie auf einen Blick, wie der Stand bei den Führerscheinkontrollen ist. Mit der perbit.cloud kein Problem!

Vertragsdaten

Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über alle vertragsrelevanten Daten eines Mitarbeiters von der aktuellen Arbeitszeit, über den Aktiv-/Passiv-Schlüssel bis hin zum Mitarbeitertyp. Einzelheiten zu Vollmacht und Kündigungsfrist hinterlegen Sie hier genauso komfortabel wie Sie eine Arbeitszeit-, Mitarbeitertyp- sowie Aktiv-/Passiv-Historie aufbauen können.

Welche Mitarbeiter haben welche Vollmacht? Ein Klick auf den entsprechenden Menüpunkt zeigt eine Liste mit den aktuellen Daten. Wie verteilen sich die unterschiedlichen Mitarbeitertypen auf die Abteilungen? Personalwirtschaftliche Kennzahlen werden in einem Diagramm ausdrucksstark angezeigt!

Organisatorische Einordnung

Eine Übersicht zeigt die aktuelle Situation. Firma, Bereich, Abteilung, Stammkostenstelle, Team und Funktion werden angezeigt. Wechselt der Vorgesetzte des Mitarbeiters – kein Problem! Wählen Sie einfach aus der Auflistung den neuen Vorgesetzten aus. Tragen Sie die jeweils aktuellen Zuordnungen zu Firma, Bereich, Abteilung, Stammkostenstelle, Team und die Funktion des Mitarbeiters unter Angabe des Zeitraums ein.

Die Daten werden historisch gespeichert, sodass Sie im entsprechenden Tab die interne Entwicklung des Mitarbeiters nachvollziehen können. Auswahllisten erleichtern die Eingabe und können problemlos erweitert werden. Welcher Mitarbeiter gehört zu welcher Abteilung und welche Funktion hat er? Mit der übersichtlichen Besetzungsliste können Sie das schnell herausfinden.

Entgeltentwicklung

Ob Gehalts-oder Lohnempfänger – mit der perbit.cloud können Sie die Entgeltdaten der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen komfortabel verwalten. Für jeden Mitarbeiter erfassen Sie Grundvergütung, Provision, Überstundenzuschläge usw. Hier stehen 10 Betragsfelder zur Verfügung, von denen fünf Bezeichnungen frei wählbar sind. Bauen Sie eine lückenlose Historie der Entgeltentwicklung für jeden Mitarbeiter auf!

Die perbit.cloud errechnet in der Gehaltsentwicklung das (fiktive) Jahresgehalt und anhand der bei den Vertragsdaten hinterlegten wöchentlichen Arbeitszeit (%) das Vollzeitentgelt und auch die Veränderung (absolut und in Prozent) zum vorherigen Wert. Bei allen Berechnungen greift das System auf die beim Mitarbeitertyp hinterlegte Anzahl der Zahlungen der Gehaltsbeträge zurück. Auch die Lohnentwicklung kann inklusive Stundenlohn und geleisteter Stunden erfasst werden. Anhand Ihrer Eingaben berechnet die perbit.cloud die Vergütung und den voraussichtlichen Jahreslohn.

App perbit.mobile

Erledigen Sie von unterwegs personalwirtschaftliche Aufgaben! Werden Sie frei von örtlichen und zeitlichen Beschränkungen. Genehmigen Sie Urlaubsanträge oder stellen Sie selber welche. Die intuitive Bedienung erfordert keinen Schulungsaufwand. Neue Aufgaben erscheinen als Push-Nachrichten auf dem Display von iPhone und iPad. Alle entscheidungsrelevanten Daten sind einsehbar. Dabei passt sich die App dynamisch der Geräteklasse und –ausrichtung an.

perbit.mobile garantiert stets hohen Datenschutz und hohe Datensicherheit. Die Nutzer authentifizieren sich mit den gleichen Anmeldedaten wie in der perbit.cloud. Die individuellen und rollenbasierten Zugriffsrechte aus der perbit.cloud schützen vor einem unberechtigten Zugang. Nach erfolgreicher Anmeldung kann das Passwort im iOS-Schlüsselbund gespeichert werden, so dass eine Anmeldung per Touch ID – per Fingerabdruck – möglich ist. Alle Datenänderungen werden protokolliert. Es gehen keine Daten verloren! Da keine Daten auf dem mobilen Endgerät abgespeichert werden, sind Sie besonders gut gegen unberechtigten Zugang geschützt. Die Daten werden in der perbit.cloud-Datenbank gespeichert und nur temporär auf dem Mobilgerät abgelegt.

Abwesenheitsverwaltung

Behalten Sie den Überblick über die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter! Im Abwesenheitskalender sehen Sie auf einem Blick die Abwesenheiten aller Mitarbeiter. Ob Urlaub, Dienstfahrt oder Krankheit – komfortabel können Sie über den Kalender alle Abwesenheiten in das System einpflegen und auch nach Outlook transferieren. Das ist besonders vorteilhaft, wenn Sie für mehrere Mitarbeiter die gleiche Abwesenheit, z. B. eine gemeinsame Dienstreise eintragen möchten.

Wählen Sie die entsprechenden Mitarbeiter aus und geben Sie die Daten für die Abwesenheit ein. Schon ist der Termin im Kalender der ausgewählten Mitarbeiter eingetragen. Entlasten Sie das Personalbüro, die Führungskräfte und alle Mitarbeiter von der Papierflut, indem Sie den automatisierten Abwesenheitsantrag in der perbit.cloud nutzen! Jeder Mitarbeiter kann sich jederzeit über den Stand seines Urlaubskontos informieren und aus seinem Kalender heraus den Abwesenheitsantrag starten.

Der Genehmiger erhält eine E-Mail und eine Aufgabe in der perbit.cloud-Aufgabenliste. Nach der Bearbeitung wird der Antragsteller per E-Mail informiert und die Abwesenheit – falls sie genehmigt wurde – in dessen Kalender eingetragen.

So ist mit ein paar Klicks ein Urlaub beantragt, genehmigt und im Kalender fixiert! Wenn der Mitarbeiter den Urlaub doch nicht nehmen möchte, kann er ihn einfach wieder stornieren. Auch dann wird der Vorgesetzte um die Genehmigung zur Stornierung gebeten und – falls er zustimmt – der Urlaub wieder aus dem Kalender des Mitarbeiters entfernt.

Zum Jahresabschluss werden für das folgende Jahr die Feiertage fortgeschrieben, das Urlaubskonto erzeugt bzw. ein bestehendes aktualisiert und nach den Vorgaben für Grund- und Zusatzurlaub mit Werten gefüllt. Zusätzlich werden der Resturlaub aus dem Vorjahr und manuell eingetragene jährliche Anspruchs- und Abzugskonten übernommen. Last but not least wird auch ein neuer Arbeitsplan anhand der aktuellen Dienstplanvorlage erzeugt und unter Berücksichtigung von Eintritts- und Austrittsdatum zugewiesen.

Die Urlaubsübersicht zeigt alle Mitarbeiter mit ihren Urlaubsansprüchen und – Abzügen sowie dem daraus resultierenden Resturlaub für das aktuelle Jahr. So können Sie schnell reagieren und die Mitarbeiter informieren, bevor deren Urlaub verfällt.

perbit.cloud sicher. schnell. intuitiv

Die zu den einzelnen Funktionen aufgeführten Beispiele bieten nur einen kleinen Überblick über den großen Funktionsumfang der perbit.cloud. Gerne informieren wir Sie ausführlich über das komplette Angebot.

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