Eine gute berufliche Ausbildung bildet den Grundstein für später fachlich kompetente Mitarbeiter und ist ein Aushängeschild des Unternehmens. Die Qualität der Berufsausbildung sicherzustellen, ist eine große Herausforderung für viele Unternehmen.

Welche Berufsausbildung absolviert ein Auszubildender? Wie lange dauert diese Ausbildung? Welche Abteilungen durchläuft ein Auszubildender? Antworten auf diese Fragen sollten für alle beteiligten Abteilungen transparent gemacht werden. Doppelte Datenbestände in Ausbildungs- und Personalabteilungen werden durch eine effiziente Software für Ausbildungsplanung vermieden.

Was sind mögliche Aufgaben im Rahmen der Ausbildungsplanung?

  • Terminnachverfolgung z. B. für notwendige Versetzungen der Auszubildenden in andere Abteilungen, Prüfungstermine, Anmeldefristen sowie an weitere mit der Ausbildung verbundene Termine
  • Sicherstellung der Berichtsheftführung
  • Die Nachverfolgung der Arbeitszeiten der Auszubildenden
  • Festlegung wann welcher Auszubildender in welcher Fachabteilung eingesetzt wird
  • Abgleich der sachlichen und zeitlichen Gliederung mit dem Ist-Zustand (Welche fachlichen Lücken gibt es?)
  • Kapazitäten in den Fachabteilungen prüfen
  • Verfügbarkeit geeigneter Ausbilder bzw. Ausbildungsbeauftragter prüfen
  • Bearbeitung von Urlaubswünschen
Software für Ausbildungsplanung

Die effizienteste Lösung für die Ausbildungsplanung ist eine softwaregestützte Ausbildungsplanung. Die Ausbildungsplanung ist essenziell für die erfolgreiche Berufsausbildung. Durchdachte Prozesse und Strukturen helfen dabei, den Prozess effizient zu halten und einen besseren Überblick zu erreichen.

Typische Funktionen einer Software für Ausbildungsplanung sind beispielsweise:

  • Stammdatenverwaltung
  • Einsatzplanung für die Auszubildenden
  • Kalendarischer Überblick über die Auszubildenden
  • Arbeitszeitverwaltung der Auszubildenden
  • Optimierung und Korrektur des Ausbildungsplans
  • Planung von Weiterbildungsmaßnahmen
  • Prüfung auf Erfüllung der hinterlegten Lerneinheiten
  • Erinnerung an Termine (z. B. Prüfungen, Beurteilungen, Versetzungen)

Effizienz erreichen Sie durch den Einsatz solcher HR-Software insbesondere durch die Verzahnung der verschiedenen beteiligten Stellen. Die Personal- und Ausbildungsabteilung greifen auf dieselben Datenbestände zu und sogar Auszubildende können sich einloggen, beispielsweise um ihr Online-Berichtsheft zu führen und genehmigen zu lassen.

Autor: Jan Niklas Witte

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