Einstellungen Genehmigungsstufen

Die Personalabteilung wird in der perbit.cloud durch Automatisierungen unterstützt. Der Mitarbeiter kann den Prozess starten, in dem er z.B. eine Abwesenheit beantragt. Die perbit.cloud leitet den Antrag an die zuständige Führungskraft und evtl. weitere Genehmiger weiter. Je nach Entscheidung der Genehmiger erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung.

 

Formular Einstellungen Abwesenheitsantrag öffnen

Abwesenheiten > Formulare > Prozesseinstellungen

In diesem Formular können Sie die für den automatisierten Abwesenheitsantrag notwendigen Vorgaben hinterlegen.

 

Einstellungen zum Mitarbeiter

Vorgesetzte und Personalsachbearbeiter sind hier bereits vorbelegt, dienen aber als reines Informationsfeld, sodass diese keine Auswirkungen auf die tatsächliche Einstellung der Genehmigung haben.

 

Urlaubsantrag perbit.cloud

 

Abweichende Genehmigungsstufen

Die Anzahl der Genehmigungsstufen für den Abwesenheitsantrag ist standardmäßig auf eine begrenzt. In diesem Fall muss das Feld Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen leer bleiben.

Der Antragsteller wählt selbstständig aus, an wen der Antrag gehen soll. Dafür stehen automatisch der Vorgesetzte sowie alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung. 

 

Beispiel: 

Wenn Herr Stein einen Abwesenheitsantrag stellt, sieht er, dass Herr Dahlmeier bereits als Genehmiger eingetragen ist. Darüber hinaus kann er auch Herrn Otto als Genehmiger auswählen. Beide sind durch die Aktivierung der Checkbox „Mitarbeiter steht zusätzlich zum Vorgesetzten/Abweichenenden Genehmiger für alle Mitarbeiter als Genehmiger zur Auswahl“ als mögliche Genehmiger bei allen Mitarbeitern gesetzt. 

 

Auswahl Genehmiger perbit.cloud

 

Sobald Herr Stein den Abwesenheitsantrag stellt, erhält der von ihm ausgewählte Genehmiger eine E-Mail als Benachrichtigung und eine Aufgabe in seiner Aufgabenliste, dass er den Antrag von Herr Stein bearbeiten soll.

 

Falls für den Mitarbeiter eine abweichende Genehmigungsstufe gelten soll, tragen Sie diese unter Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen ein.

Hinweis: Abweichend vom Standard können Sie festlegen, dass es für einen Mitarbeiter 0 oder 2 Genehmigungsstufen geben soll. 

 

Beispiel:

1. Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen: 0

Ein Geschäftsführer wird für den Urlaubsantrag keinen Genehmiger benötigen. An dieser Stelle wird die Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen auf 0 gesetzt werden.

 

Abweichende Genehmigungsstufen perbit.cloud

 

Bei der Antragstellung kann der Geschäftsführer Herr Otto zwischen zwei Genehmigern wählen: der Personalsachbearbeiterin Frau Adamschiek und sich selber. Falls er Frau Adamschiek als Genehmigerin auswählt, erhält diese KEINE AUFGABE und auch KEINE E-MAIL, da die abweichende Anzahl von 0 Genehmigungsstufen eingestellt ist. Der Urlaub wird sofort als bereits genehmigt in seinen Kalender eingetragen. 

Der gleiche Ablauf wird auch bei einer Stornierung eingehalten.

 

2. Abweichende Anzahl Genehmigungsstufen: 2

Wenn eine zweite Genehmigungsstufe durchlaufen werden soll, nimmt perbit.cloud automatisch den Personalsachbearbeiter. Für die erste und zweite Genehmigungsstufe können Sie pro Mitarbeiter eine alternative angeben, welche die Voreinstellung überschreibt. 

Abweichende Genehmigungsstufen perbit.cloud

 

In diesem Beispiel wird zunächst der erste abweichende Genehmiger (Herr Dahlmeier) über den Abwesenheitsantrag von Frau Keller benachrichtigt. Nach der Genehmigung des Antrags durch Herrn Dahlmeier, wird der Urlaub als teilgenehmigt im Kalender der Antragstellerin dargestellt.

Sobald der erste Genehmiger den Antrag genehmigt hat, erhält der zweite Genehmiger die Aufgabe, den Antrag zu bearbeiten.

Beim Klick auf die Aufgabe öffnet sich das Antragsformular. Hier sieht Herr Barsch, der als zweiter Genehmiger  eingetragen ist, dass der Urlaub bereits durch Herr Dahlmeier teilgenehmigt wurde. 

 

zweite Genehmigung perbit.cloud

 

Einstellung Genehmigungsstufen

Sobald der zweite Genehmiger dem Antrag zustimmt, wird der Urlaub im Kalender fixiert.

 

 

Hinweis: Im Falle einer Stornierung erhält nur der erste Genehmiger die Aufgabe den Stornierungsantrag zu bearbeiten. 

 

Zugeordnete Mitarbeiter

In diesem Tab tragen Sie ein, wer Mitarbeiter des 1. und ggf. 2. Genehmigers ist und ob der angezeigte Mitarbeiter selber Genehmiger ist. Die Checkbox Ist Genehmiger dient somit dazu, ausgewählte Mitarbeiter als Genehmiger für die Abwesenheiten freizuschalten.

Die Mitarbeiter, bei denen diese Checkbox aktiviert ist, können von allen Mitarbeitern als Genehmiger für einen Abwesenheitsantrag ausgewählt werden. 

 

Zugeordnete Mitarbeiter perbit.cloud