Jahresabschluss

Am Ende eines Jahres müssen Sie im Abwesenheitsmanagement der perbit.cloud einen Jahresabschluss durchführen, der ein neues Urlaubskonto und einen neuen Arbeits­plan anlegt. Dabei werden die Feiertage automatisch auf das folgende Jahr fortgeschrieben.

Ein neuer Arbeitsplan wird anhand der aktuellen Dienstplanvorlage erzeugt und zugewiesen. Die Dienstplanvorlage für den Jahresabschluss wird im Urlaubskonto eingestellt. Alternativ können sie auch das Erstellen eines Arbeitsplans deaktivieren. Manuell bereits erstellte Arbeitspläne werden dann beim Jahresabschluss nicht überschrieben.

Achtung!
Der Jahresabschluss kann nicht rückgängig gemacht werden! Deshalb sollte vor dem Jahresabschluss eine Datensicherung durchgeführt werden.

Schritt 1: Einstellungen überprüfen
Die Tabellen für allgemein gültigen Zusatzurlaub (= für alle Mitarbeiter) auf Grund von Alter, Betriebszugehörigkeit und Schwer­be­hin­­derung werden von perbit gepflegt. Sollten hier Änderungen notwendig sein, setzen Sie sich bitte mit dem Support (service@perbit.cloud) in Verbindung.

Schritt 2: Felder überprüfen

In der perbit.cloud müssen einige Felder korrekt gepflegt sein, da sie zur Berechnung des neuen und des Resturlaubs gebraucht werden:

Geburtsdatum
Um den Urlaubsanspruch aufgrund des Lebensal­ters zu bestimmen

Eintrittsdatum
Für den Urlaubsanspruch aufgrund der Betriebs­zugehörigkeit

Schwerbehinderung
Für den Urlaubsanspruch aufgrund der Schwerbe­hinderung

Grundurlaub (im Urlaubs­konto jedes einzelnen Mitarbeiters)
Der Grundurlaub wird für jeden Mitarbeiter aus dem Eintrag fürs Vorjahr übernommen. (Nur für neue Mitarbeiter wird der hier eingetragene Grundurlaub verwendet.)

Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob diese Felder korrekt gepflegt worden sind, empfeh­len wir, dies vor dem Jahresabschluss zu überprüfen.

Schritt 3: Jahresabschluss durchführen

Sie starten den Jahresabschluss mit einem Klick auf den Menüeintrag (Abwesenheiten -> Jahresabschluss):

Jahresabschluss perbit.cloud

Es öffnet sich das Dialogfenster „Jahresabschluss“:

Jahresabschluss perbit.cloud

Über die Checkbox können bestimmte Mitarbeiter ausgewählt werden. Über die Filterfunktion können Sie die Anzahl der Mitarbeiter einschränken.

Achtung!
Wenn der Resturlaub nicht in das Folgejahr übertragen werden soll, können Sie dies beim Aufruf des Jahresabschlusses durch Deaktivierung der Checkbox „Resturlaub des ausgewählten Jahres in das Folgejahr übertragen“ festlegen. Wenn der vorhandene Arbeitsplan nicht im Folgejahr überschrieben werden soll, können Sie dies beim Aufruf des Jahresabschlusses durch Deaktivierung der Checkbox „Vorhandene Arbeitspläne im Folgejahr überschreiben“ festlegen.

Sie starten den Jahresabschluss über den Button „Ausführen“.

Wenn für das ausgewählte Jahr bereits Abschlüsse durchgeführt worden sind, erscheint der Dialog „Jahresabschluss überschreiben“:

Jahresabschluss perbit.cloud

Sie können durch Aktivieren der Checkboxen einzelne Mitar­beiter deselek­tieren, bevor Sie den Ab­schluss durch­führen lassen.

Hinweis!
Der Jahresabschluss kann abgebrochen werden. In diesem Fall werden alle Daten auf den Zustand zu Beginn des Vorgangs zurückgesetzt. Beim Jahresabschluss wird das Urlaubskonto für das neue Jahr mit Wer­ten gefüllt. Sollten Sie nachträglich im abgeschlossenen Jahr etwas ändern, müssen Sie den Jahresabschluss für die betroffenen Mitarbeiter erneut durchführen. Nur so kann z.B. der Resturlaub aus dem Vorjahr korrekt eingetragen werden!

Weitere Details und ein Beispiel finden Sie in der rechten Spalte unter Downloads.