Kalender 

Im Kalender werden die Abwesenheiten der Mitarbeiter in kalendarischer Form sichtbar gemacht (z.B. Menüpunkt Abwesenheiten -> Formulare -> Kalender).

Im Kalender können Sie manuell Einträge von Abwesenheiten vornehmen und bearbeiten. Des Weiteren können Sie die eingetragene Abwesenheit als Termindatei herunterladen und somit in Ihr E-Mail-Programm übertragen. Auch das Urlaubskonto mit allen Ansprüchen und Abzügen ist aus dem Kalender heraus aufrufbar und kann von Anwendern, die der Rolle Personalsachbearbeiter mit mindesten Lese- und Schreibrecht zugeordnet sind, ebenso bearbeitet werden wie die Zuordnung des individuellen Arbeitsplans zu einem Dienstplan.

Zudem können Sie über den Menüpunkt Eigene Daten -> Abwesenheiten -> Kalender aus Ihrem Kalender heraus Urlaub beantragen sowie die Abwesenheiten Ihrer Kollegen einsehen (Menüpunkt Eigene Daten -> Abwesenheiten -> Abwesenheiten Kollegen).

Wenn Sie mit der perbit.cloud die Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter verwalten (premium-Edition), werden diese Termine ebenfalls in der mitarbeiterbezogenen Kalenderansicht angezeigt.

Tipp:
Nutzen Sie die perbit.mobile App, um Abwesenheitsanträge zu stellen und zu genehmigen oder Krankmeldungen digital hochzuladen. 

Schritt 1: Mitarbeiterbezogene Ansicht

Im Formular „Abwesenheiten“ (Menüpunkt Abwesenheiten -> Formulare -> Kalender) werden die Abwesenheiten des Mitarbeiters übersichtlich dargestellt und können direkt bearbeitet werden.

 

Schritt 2: Toolbar und Kalendereintrag

Der Kalender hat eine eigene kleine Toolbar. Wenn Sie mit der Maus über ein Icon in der Toolbar des Kalenders fahren, erhalten Sie einen Tooltip mit einer Beschreibung der Funktionsweise dieses Icons.

Toolbar Abwesenheiten Kalender

Hinweis:
Um einen Eintrag im Kalender vorzunehmen, können Sie auch den entsprechenden Zeitraum direkt markieren. Klicken Sie dazu auf das Anfangsdatum und ziehen mit gedrückter linker Maustaste zum Ende-Datum. Jetzt wählen Sie den Datenbereich aus, für den Sie einen neuen Eintrag vornehmen wollen.

 

Schritt 3: Arbeitsplan ändern (nur für Rolle Personalsachbearbeiter mit mindestens Schreibrecht)

Der Arbeitsplan eines Mitarbeiters wird im Kalender durch hell-grüne Kästchen abgebildet. Anwender, die der Rolle Personalsachbearbeiter mit mindestens Schreibrechten angehören, können den Arbeitsplan eines Mitarbeiters im mitarbeiterbezogenen Kalender ändern.

Arbeitsplan ändern

Es öffnet sich das Dialogfenster “Neuer Arbeitsplan”:

Neuer Arbeitsplan

In der Drop-down Box können Sie dann den entsprechenden Dienstplan und den Zeitraum auswählen. Mit einem Klick auf den Button “Zuweisen” wird ein vorhandener Arbeitsplan für den ausgewählten Zeitraum überschrieben.

 

Schritt 4: Urlaubskonto anzeigen/ändern

In der Toolbar des mitarbeiterbezogenen Kalenders befindet sich der Button „Urlaubskonto“. Durch einen Klick auf diesen Button wird im Formular statt der Kalenderansicht das Urlaubskonto angezeigt, welches detaillierter über Urlaubsabzug und Urlaubsanspruch des Mitarbeiters informiert. Anwender, die der Rolle Personalsachbearbeiter mit mindestens Schreibrecht angehören, können hier Änderungen vornehmen.

Urlaubskonto perbit.cloud

Tipp:
Um einen einzelnen Tag zu ändern, muss ein geeigneter Dienstplan ausgewählt und auf den einzelnen Tag angewendet werden.

 

Schritt 5: Termindatei herunterladen

Sie können einen im Kalender eingetragenen Termin in Ihr E-Mail-Programm übertragen.

Markieren Sie hierzu den gewünschten Termin und klicken Sie auf das Icon Termindatei in der Toolbar des Kalenders.

Termindatei herunterladen

 

Schritt 6: Mitarbeiterübergreifende Ansicht

Die mitarbeiterübergreifende Darstellung (Menüpunkt Abwesenheiten -> Reports -> Übersicht Kalender)  bietet Ihnen einen Überblick über die Kalendereinträge aller Mitarbeiter. Es gibt eine jahresweise Darstellung der Daten der Mitarbeiter. Beim Öffnen wird der aktuelle Monat mit Markierung des aktuellen Tages angezeigt. Beim Blättern über die Navigation verschiebt sich diese Markierung auf den entsprechenden Tag im vorherigen / nächsten Monat / Jahr.

Mitarbeiterübergreifender Kalender

Auf der linken Seite des Formulars sind alle Mitarbeiter tabellarisch aufgeführt. Sie können die Spalten auf- bzw. absteigend sortieren. Rechts neben den einzelnen Tabelleneinträgen ist der Kalenderzeitraum des jeweiligen Mitarbeiters mit den eingetragenen Datenbereichen (z.B. Abwesenheiten, Seminare und Unterbrechungen) abgebildet. Die Bereiche werden durch verschiedenfarbige Balken dargestellt. Wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren, wird ein Tooltip mit weiteren Informationen zu diesem Eintrag angezeigt.

Detailliertere Informationen erhalten Sie unter Downloads in der rechten Spalte.