Beurteilungen

Allgemein

Voll integriert in das Personal-Management-System perbit.cloud unterstützt die Funktion „Beurteilungen“ Personalverantwortliche dabei, Mitarbeiter zu beurteilen und Beurtei­lungsgespräche strukturiert festzuhalten. Anhand individueller Beurteilungskriterien werden in einem Beurteilungsbogen die Bewertung der Führungskraft sowie die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters eingetragen.

Mitarbeiter, Führungskraft und Personalsachbearbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, sich über den Stand der aktuellen und abgeschlossenen Beurteilungen zu informieren.

Schritt 1: Grundlagen für die Beurteilungen

Die Beurteilung der Mitarbeiter wird anhand des Beurteilungsbogens vorgenommen. Hier werden – abhängig von Beurteilungsart und -Gruppe – die Werte für die unterschiedlichen Kriterien erfasst.

Beurteilungsart und -Gruppe sowie die Kriterien und die Skala für die Beurteilungskriterien können Sie im Formular „Beurteilungen“ (Menüpunkt Personalentwicklung -> Formulare -> Beurteilungen) pflegen.

1.1 Beurteilungsgruppe

Legen Sie im Tab „Beurteilungsgruppe“ unter Angabe des Gültigkeitszeitraums (Pflichtfeld ist das VON-Datum) für jeden Mitarbeiter die Beurteilungsgruppe fest (z.B. Angestellte). Die Tabelle „Beurteilungsgruppe“ ist bereits mit Inhalten gefüllt. Sie können diese problemlos verändern und auch neue Beurteilungsgruppen hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button “Beurteilungsgruppe”.

Beurteilungsgruppe perbit.cloud

1.2 Beurteilungsarten

Bei der Erfassung von Beurteilungen legen Sie die Beurteilungsart (z.B. Jahresgespräch) fest. In der perbit.cloud sind bereits einige Beurteilungsarten vorgegeben. Sie können die Tabelle „Beurtei­lungsart“ editieren und auch neue Beurteilungs­arten anlegen. Dazu klicken Sie im Formular Be­urteilungen (Menüpunkt Personalentwicklung -> Formulare -> Beurteilung, Tab Beurteilungsbogen) auf den Button mit den drei Punkten.

Beurteilungsarten perbit.cloud

Schritt 1.3 Beurteilungskriterien

Legen Sie die Kriterien fest anhand derer die Beurteilung vorgenommen werden soll. Sie können je Beurteilungsart und -Gruppe bis zu 10 Kriterien (z.B. Kritikfähigkeit, Zuverlässigkeit, Leistungsbereitschaft) erfassen. Über den Button  mit den drei Punkten rechts unterhalb des Feldes „Gruppe“ wechseln Sie im Formular „Beurteilungen“ zur Tabelle „Beurteilungskriterien“.

Beurteilungskriterien perbit.cloud

Pro Beurteilungsart (z. B. Halbjahresgespräch) und Beurteilungsgruppe können Sie jeweils bis zu 10 Kriterien definieren.

Beurteilungsart und -Gruppe können Sie direkt in diesem Pop-up-Fenster über die entsprechenden Buttons pflegen.

1.4 Skala für die Beurteilungskriterien

Die Skala für die Beurteilungskriterien ist für die spätere Bewertung von Bedeutung. Hier wird der Wertevorrat festgelegt, aus dem der Beurteiler (=Führungskraft) dann einen Wert auswählt. Die Tabelle „Skala Beurteilungskriterien“ erreichen Sie im Formular „Beurteilungen“ über den Button mit den drei Punkten hinter „Selbsteinschätzung“.

 

Beurteilungskriterien perbit.cloud

In der perbit.cloud sind hier bereits Inhalte hinterlegt: diese sind editierbar. Es können Werte mit zwei Vor- und einer Nachkommastelle eingegeben werden, also von -99,9 bis 99,9. Daneben hinterlegen Sie eine Beschreibung der Bewertung.

2. Beurteilungen erfassen

Beurteilungen können sowohl von der Personalabteilung als auch von einer Führungskraft als Sammelerfassung oder Einzelerfassung angestoßen werden. Auch die Erfassung der Bewertung kann von beiden Rollen unter dem Menüpunkt Personalentwicklung  -> Formulare -> Beurteilung durchgeführt werden.

2.1 Sammelerfassung

Unter dem Menüpunkt Personalentwicklung -> Formulare -> Erfassung Beurteilung können Sie die Beurteilung für einen oder mehrere ausgewählte Mitarbeiter starten. Es öffnet sich das Dialogfenster „Sammelerfassung für Beurteilungen“.

Sammelerfassung Beurteilungen

Im oberen Teil des Dialogfensters können Sie die Beurteilungsart, den Beurteiler und ggf. die Abteilung auswählen. Auf diese Weise schränken Sie die in einer Tabelle im unteren Teil abgebildeten Datensätze ein.

Über die Funktion “Filter anwenden” können Sie nur bestimmte Beurteilungsgruppen auswählen.

2.2 Erfassen der Beurteilung für einen einzelnen Mitarbeiter

Die Beurteilung für einen einzelnen Mitarbeiter erfassen Sie unter dem Menüpunkt Personalentwicklung -> Formular -> Beurteilung. Wählen Sie zuerst den Mitarbeiter aus, den Sie beurteilen möchten bzw. für den Sie die Beurteilung erfassen möchten.

Legen Sie dann eine neue Beurteilung an (Icon Brief mit gelben Stern in der Toolbar des Unterformulars). Für jeden Mitarbeiter können unbegrenzt viele Beurteilungen gespeichert werden. Sobald Sie eine Beurteilungsart ausgewählt haben, werden die zu dieser Art und der Beurteilungsgruppe des Mitarbeiters definierten Krite­rien im Formular angezeigt. Das Feld “Beurteilung am” wird mit dem aktuellen Datum gefüllt. Als Beurteilungsgruppe wird die Gruppe angezeigt, der der Mitarbeiter aktuell zugeordnet ist.

Tragen Sie das Jahr der Beurteilung ein. Wählen Sie den Beurteiler aus und tragen Sie ggf. eine Bewertung anhand der Kriterien ein.

Solange Sie die Beurteilung noch nicht gespeichert haben, führt die Auswahl einer anderen Beurteilungsart dazu, dass die dazugehörigen Kriterien mit der Kategorie auf den Beurteilungsbogen kopiert werden. Sobald die Beurteilung gespeichert ist, werden mit der Auswahl einer anderen Beurteilungsart die Kriterien nicht mehr über­schrieben.

Unterhalb der Bewertung stehen Felder zum Eintragen einer Bemerkung zur Verfügung. Dies können z.B. Handlungsempfehlungen sein. Durch das Erfassen des Beurteilungsdatums wird eine Aufgabe erzeugt, die in der Aufgabenliste des Beurteilers angezeigt wird. Der hinterlegte Beurteilungsbogen fragt die für diese Beurteilungsart und -Gruppe hinterlegten Kriterien anhand der ebenfalls hinterlegten Skala ab.

Der Eintrag des Datums für das Mitarbeitergespräch ist an dieser Stelle ebenfalls möglich. Dadurch erhält der Beurteiler eine Aufgabe in seiner Aufgabenliste.

2.3 Beurteilungen sperren

Sie können eine bestehende Beurteilung sperren, um eine Änderung zu unterbinden. Dies geschieht über die Checkbox „Beurteilung sperren“. Durch Anklicken des Kästchens wird die Beurteilung hinsichtlich einer Änderung der Felder „Beurteilungsart“, „Beurteiler“ und der Bewertungsfelder gesperrt. Sie können die Sperrung wieder rückgängig machen, indem Sie die Checkbox deaktivieren. Klicken Sie dazu in das Kästchen.

2.4 Beurteilung löschen

Als Personalsachbearbeiter bzw. Führungskraft können Sie eine Beurteilung eines Mitarbeiters löschen. Klicken Sie dazu auf das Icon „Datensatz löschen“ in der Toolbar des Unterformulars.

Hinweis:
Durch das Löschen des Datensatzes werden auch die Aufgaben in der Aufgabenliste des Beurteilers gelöscht. Eine Führungskraft kann nur die Beurteilungen für die Mitarbeiter der eigenen Abteilung löschen.

Schritt 3: Aufgaben für den Beurteiler

Eine Führungskraft erhält in ihrer Aufgabenliste zunächst die Aufgabe, eine Beurteilung für einen Mitarbeiter einzutragen. Gleichzeitig legt Sie den Termin für das Mitarbeitergespräch fest, falls dies noch nicht durch die Personalabteilung durchgeführt wurde. Dies erzeugt eine weitere Aufgabe für die Führungskraft/den Beurteiler. Im Mitarbeitergespräch wird diese Aufgabe abgeschlossen und die Beurteilung – ggf. nach Anpassungen – für weitere Veränderungen gesperrt. Damit ist die Beurteilung abgeschlossen.

3.1 Beurteilung für einen Mitarbeiter vornehmen

Ein Eintrag in das Feld „Beurteilung am“ erzeugt die Aufgabe „Beurteilung für …“, die in der Aufgabenliste der Führungskraft/des Beurteilers angezeigt wird. Dabei ist es egal, ob die Beurteilung über die Sammelerfassung oder über die Einzelerfassung(Menüpunkt Personalentwicklung -> Formulare -> Erfassung Beurteilung) angestoßen wurde.

Wenn über die Sammelerfassung die Beurteilung für mehrere Mitarbeiter gestartet wird, erscheint je Mitarbeiter eine Aufgabe in der Aufgabenliste des Beurteilers.

Der Beurteiler trägt die Bewertung ein (falls diese – wie im obigen Beispiel – nicht bereits durch die Personalabteilung eingetragen wurde) und – falls dieses noch nicht gefüllt ist – ebenso ein Datum für das Mitarbeitergespräch. Durch den Eintrag des Datums wird für den Beurteiler eine weitere Aufgabe ausgelöst, die er in der Aufgabenliste angezeigt bekommt. Wenn die Bewertung bereits von der Personalabteilung eingetragen wurde, wird diese angezeigt. Sie können die Bewertung ggf. ändern. Danach schießen Sie die Aufgabe ab.

Beim Abschluss der Aufgabe mit einem Klick auf das Icon Abschließen in der Toolbar des Formulars öffnet sich ein Dialogfenster. Wählen Sie Ja, um für den neuen Datensatz die ak­tuelle Aufgabe abzuschließen. Das Formular bleibt geöffnet. Die Aufgabe wird zu „Erledigte Aufgaben“ verschoben. Wenn Sie Nein wählen, ist die Aufgabe noch nicht abgeschlossen. Wenn Sie Ja und Formular schließen wählen, wird die Aufgabe abgeschlossen und das Formular wird geschlossen. Die Aufgabe wird zu „Erledigte Aufga­ben“ verschoben.

Schritt 4: Beurteilungen aus Sicht des Mitarbeiters

Der Eintrag im Feld „Beurteilung am“ durch die Personalabteilung bzw. Führungskraft erzeugt ggf. nicht nur eine Aufgabe für die Führungskraft. Wenn der Mitarbeiter Schreibrechte besitzt, erhält er die Aufgabe eine Selbsteinschätzung vorzunehmen.

Hier kann der Mitarbeiter auch bereits abgeschlossene Beurteilungen einsehen. Selbsteinschätzung des Mitarbeiters und Beurteilung durch die Führungskraft werden im Mitarbeitergespräch erörtert und ggf. angepasst. Danach wird die Beurteilung abgeschlossen.

Im Tab „Abgeschlossene Beurteilungen“ erhält der Mitarbeiter Einsicht in die bereits abgeschlossenen Beurteilungen. Die Bewertung der Führungskraft wird unter „Bewertung“ angezeigt. Die Beurteilung der eigenen Arbeit steht unter „Selbsteinschätzung“.

Schritt 5: Auswertungen für Personalverantwortliche

Unter dem Menüpunkt Personalentwicklung -> Statistiken finden Personalverantwortliche Auswertungen zu den Beurteilungen der Mitarbeiter.

Auswertungen Beurteilungen

Hier kann sowohl die Abteilung als auch ein Mitarbeiter der selektierten Abteilung ausgewählt werden. Im Diagramm werden dann sowohl die Beurteilung als auch die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters angezeigt.

Weitere detaillierte Beschreibungen finden Sie in der rechten Spalte unter Downloads.

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Bedienhinweis Beurteilungen