Externe Dokumente

Allgemein

Externe Dokumente können in die perbit.cloud eingefügt werden. Sie dienen dazu, Informationen, die nicht direkt in der Datenbank gespeichert sind, über eine Datei mit der Datenbank zu verbinden. Bei Bedarf wählt der Benutzer das gewünschte externe Dokument aus, um es mit dem entsprechenden Anwendungsprogramm (z.B. Word) zu öffnen. Mitarbeiter können externe Dokumente, wie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) oder andere Bescheinigungen, auch digital per App direkt an die Personalabteilung übermitteln.

Schritt 1: Externe Dokumente hochladen

Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter –> Formulare -> Dokumentenverwaltung. Es öffnet sich das Tabellenformular „Dokumentenverwaltung“. Für die Rolle „Mitarbeiter“ mit dem Recht selbstständig Dokumente hochzuladen, ist dies der Menüpunkt Eigene Daten -> Persönliche Daten -> Dokumentenupload.

Dokumentenart perbit.cloud

In der Tabelle sehen Sie die bereits für den Mitarbeiter Markus Abel hinterlegten externen Dokumente. Um ein weiteres Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf das Icon  in der letzten Zeile. Es öffnet sich das Dialogfenster „Dateiupload“.

Kicken Sie auf den Button „Durchsuchen…“ und wählen ein Dokument auf Ihrem Computer aus. Über den Button „Hochladen“ wird das Dokument auf den Server geladen. Wählen Sie dann die passende Dokumentart aus.

Tipp:
Noch komfortabler können Sie das Bild per Drag&Drop in die perbit.cloud einfügen. Dazu ziehen Sie die gewünschte Datei aus dem Explorer in die Anwendung.

Schritt 2: Ändern der Dokumentenart

Über den Button Dokumentenart können Sie die Tabelle „Dokumentart“ pflegen.

Bei Verwendung des Recruiting-Moduls werden neben der Bezeichnung der Dokumentart die für das Parsing der Bewerbung notwendigen Bezeichnungen angezeigt. Achtung: Diese Dokumentarten dürfen nicht gelöscht werden, da sonst das Einlesen und Parsen von Lebensläufen nicht richtig funktioniert (Funktion CVlizer).

Dokumentenart perbit.cloud

Durch das korrekte „Abhaken“ der Spalten „Mitarbeiter“ und „Bewerber“ ordnen Sie die Dokumentarten der Mitarbeiter- sowie der Bewerberverwaltung (Recruiting) zu. In den Auswahlboxen auf den Formularen zur Dateneingabe ist die Auswahl dann entsprechend eingeschränkt, sodass nur die Dokumentarten erscheinen, bei denen die jeweilige Checkbox aktiviert ist. Damit der Eintrag in beiden Modulen erscheint, müssen beide Checkboxen aktiviert werden. Außerdem können Sie mittels der Checkbox „Sichtbar für Mitarbeiter“ festlegen, ob ein Dokument der Mitarbeiterverwaltung für den Mitarbeiter selbst sichtbar sein soll.

Schritt 3: Externe Dokumente des Bewerbers hochladen

Wählen Sie den Menüpunkt Recruiting -> Formulare -> Bewerber. Im Tab Bewerbungen sind alle Bewerbungen des Bewerbers in einer Tabelle abgebildet. Klicken Sie in der Zeile der Bewerbung, für die Sie Dokumente hochladen möchten auf Details.

Externe Dokumente Bewerber

Hinweis:
Dokumente zum Bewerber können nur von Benutzern, die der Rolle „Personalsachbearbeiter (mit mindestens Schreibrechten)“ angehören hochgeladen werden.

Schritt 4: Externe Dokumente öffnen

Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie auf das Icon für das Anwendungsprogramm. Bei einem Klick auf das Dateisymbol öffnet sich das Dokument zur Ansicht direkt im Viewer.

Hinweis:

Verfügen Sie über Benutzer- und Rollenrechte, die über ein Leserecht hinausgehen, z.B. als Personalsachbearbeiter, steht Ihnen ein Kontextmenü zur Verfügung (Doppelklick nach Dateisymbol). Mithilfe des Kontextmenüs lassen sich externe Dokumente anzeigen, herunterladen, ersetzen und entfernen. Haben Sie als Anwender nur Leserechte, wird Ihnen kein Kontextmenü angezeigt. Entsprechend können Sie die Dokumente weder herunterladen, noch ersetzen oder entfernen.

Schritt 5: Externe Dokumente zusammenfassen

Die Funktion „Mappendruck“ ist nur für die Rolle „Personalsachbearbeiter“ mit mindestens Schreibrechten verfügbar.

Sind in einem Formular mehrere externe Dokumente hinterlegt, können Sie über das Icon Mappendruck in der Toolbar die Dokumente individuell zu einem PDF-Dokument zusammenfassen.

Wenn Sie den Button „Mappendruck“ anklicken, öffnet sich das Dialogfenster „Mappendruck“. Im oberen Bereich des Dialogfensters werden der Name und die Personalnummer des Mitarbeiters angezeigt, dessen externe Dokumente Sie zusammenfassen wollen. Hier können Sie der neuen zusammengefügten Datei auch einen (neuen) Namen geben. Standardmäßig ist dies der Name des Mitarbeiters/Bewerbers.

Die Reihenfolge der ausgewählten Dokumente in der Mappe verschieben Sie mit den Pfeilen auf der rechten Seite der Liste der gewählten Dokumente. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Es wird nun ein neues PDF-Dokument erstellt.

Weitere Informationen erhalten Sie in der rechten Spalte unter Downloads.