Individuelle Reports

Schritt 1: Allgemein

In der perbit.cloud können Sie eigene, individuelle Analysetabellen erstellen und bearbeiten. Analysetabellen werden im Methodenbereich erstellt.

Im Design-Modus der Analysetabelle können Spalten und Gruppierungen individuell festgelegt und Aggregatfunktionen (Summenbildung, Durchschnittsberechnung usw.) hinzugefügt werden. Dabei sind unterschiedliche Formatierungen hinsichtlich Schriftgröße, -art, –farbe und der Darstellungsform (seitenweise oder als Endlos-Tabelle) möglich.

Schritt 2: Das Navigationsfenster “Methodenbereich”

Um auf bestehende Analysetabellen zugreifen bzw. neue erstellen zu können, klicken Sie auf das Icon Methodenbereich in der Navigationsleiste (unten links).

Es öffnet sich das Navigationsfenster „Methodenbereich“:

Individuelle HR-Reports

Das Navigationsfenster „Methodenbereich“ enthält eine Auflistung aller selbst erstellten Analysetabellen.

Schritt 3: Eine Analysetabelle erstellen

Um einen individuellen HR-Report zu erstellen, wählen Sie das Icon “Neue Methode erstellen” in der Toolbar. Es öffnet sich das Dialogfenster „Neu erstellen“.

Individuelle HR-Reports erstellen

Hier wählen Sie die Methode „Analysetabelle“ und das Objekt aus, in dem die neue Methode angelegt werden soll. Nutzen Sie die komfortable Suchfunktion zur Objektauswahl. Geben Sie dazu den/die Anfangsbuchstaben des gesuchten Objekts ein. perbit.cloud zeigt Ihnen sofort eine passende Auswahl an. Markieren Sie das gewünschte Objekt, indem Sie es anklicken.

Optional können Sie bereits an dieser Stelle ihrer Methode einen Namen geben. Zur Bestätigung Ihrer Auswahl drücken Sie den Button „Erstellen“. Die neue Analysetabelle öffnet sich im Design-Modus. Hier können Sie das Aussehen und die Eigenschaften der neuen Methode definieren.

Der Design-Modus verfügt im oberen Bereich über eine Toolbar mit zahlreichen Bearbeitungsmöglichkeiten hinsichtlich Spaltenauswahl, Gruppierung, Darstellung der Fußzeile, Formatierung und Suchkriterien. Einige Icons sind ausgegraut. Sie werden erst dann aktiv, wenn Sie den entsprechenden Einfügen- bzw. Bearbeiten-Button für die jeweilige Sparte anklicken.

Im mittleren Bereich legen Sie die Spaltenauswahl und die Informationen zur Gruppierung fest. Hier nehmen Sie ggf. auch Berechnungen für die Fußzeile vor. Der untere Bereich des Design-Modus enthält die Tabelleneigenschaften. Ganz unten sehen Sie in der Statusleiste den Namen der Analysetabelle, das Objekt, den Eigentümer und das Erstelldatum.

Schritt 3.1: Spalten hinzufügen

Um eine Auswertung erstellen zu können, wählen Sie die Felder aus, die in der Tabelle angezeigt und ggf. ausgewertet werden sollen.

Die Toolbar bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten hinsichtlich der Spaltenauswahl:

  • Neue Spalte hinzufügen
  • Spalteninhalt bearbeiten
  • Spalte verschieben
  • Spalte entfernen

Die jeweiligen Icons werden immer dann aktiv, wenn sie einsetzbar sind. Um eine neue Spalte in Ihre Analysetabelle einzufügen, wählen Sie das Icon “Einfügen”. 

Das sich öffnende Dialogfenster „Ausdruck auswählen“ unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigne­ten Ausdrucks. Dabei stehen Ihnen alle Objekte, auf die Sie in Ihrer Rolle Zugriff haben, zur Verfügung. Gleichzeitig wird Ihnen im unteren Bereich des Dialogfensters passend zum Ausdruck ein Name für die Spalte vorgeschlagen. Diesen können Sie beliebig ändern. 

Um komplexere Ausdrücke aufzubauen, wählen Sie den Button „Erweiterte Bearbeitung“.

Schritt 3.2: Gruppierung hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit, für Ihre selbst erstellte Auswertung eine (oder mehrere) Gruppierung(en) – beispielsweise nach Abteilung – vorzunehmen. Um eine Gruppierung vorzunehmen, wählen Sie in der Toolbar das Icon “Einfügen”. Es öffnet sich das Dialogfenster „Gruppierung auswählen“. Nutzen Sie ggf. die Suchfunktion, um auszuwählen, wonach Sie Ihre Auswertung gruppieren möchten. Markieren Sie den Ausdruck. perbit.cloud vergibt automatisch einen Namen für Ihre Gruppierung, den Sie hier beliebig verändern können. Schließen Sie Ihre Eingabe mit OK ab.

Im Design-Modus wird die von Ihnen ausgewählte Gruppierung angezeigt. Für eine weitere Gruppierung wiederholen Sie den Vorgang. Achten Sie darauf, dass Sie dabei nicht die bereits vorhandene Gruppierung markiert haben, da Sie sonst diese wieder verändern. Unterhalb der Gruppierung(en) befindet sich die Fußzeile. Über die Checkbox legen Sie fest, ob die Fußzeile angezeigt werden soll. Standardmäßig ist die Checkbox aktiviert. Durch einen Doppelklick öffnet sich eine Auswahlliste für eine Berechnungsfunktion. Sie können für jede Gruppierung eine eigene Aggregatfunktion festlegen.

Schritt 3.3: Fußzeile mit Berechnung hinzufügen

Sie können jeder Spalte oder Gruppierung in ihrem Fußbereich Aggregatfunktionen zuweisen. Hierfür stehen in der Toolbar die Icons zur Verfügung. Die Auswahlmöglichkeit ist abhängig vom gewählten Ausdruck. Beispielsweise ist bei der Personalnummer keine Berechnung möglich, ein Betragsfeld bietet hingegen die Möglichkeit, eine Summe zu bilden oder auch den Durchschnitt zu ermitteln. Um im Fußbereich einer Spalte/Gruppierung eine Berechnung durchzuführen bzw. einen festen Text zu definieren, klicken Sie doppelt auf den jeweiligen Fußbereich und wählen aus der Auswahlbox die gewünschte Aggregatfunktion aus.

Um die Aggregatfunktion rückgängig zu machen, steht in der Toolbar das Icon “Zurücksetzen” zur Verfügung.

Schritt 3.4: Formatierung

perbit.cloud bietet Ihnen zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten für die Spaltenüberschriften und die einzelnen Spalten bzw. Fußzeilen hinsichtlich Schriftart, -größe, und -farbe. Auf diese Weise können Sie der Auswertung ein individuelles Design geben. Standardmäßig ist die Schriftart Tahoma in der Schriftgröße 10 definiert. Textfarbe ist schwarz. Die Ausrichtung ist linksbündig. Diese Einstellungen sind änderbar. Wie in MS Office können Sie das Zellformat einer markierten Zelle über das Icon “Pinsel” zu einer anderen Zelle übertragen. Mit der “Farbpalette” ändern Sie die Textfarbe der ausgewählten Zelle. Sie können den Text fett oder auch kursiv darstellen. 

Schritt 3.5: Tabelleneigenschaften festlegen

Im unteren Bereich des Design-Modus können Sie Eigenschaften für ihre selbst erstellte Tabelle festlegen:

  • Alle Spalten auf nur lesen setzen
  • Dynamischer Zeilenumbruch
  • Als Endlos-Tabelle anzeigen
  • Leerzeile für neue Datensätze ausblenden
  • Alle Gruppen geschlossen anzeigen
  • Alternierende Zeilenfarben

Schritt 3.6: Suchkriterien festlegen

Mit Hilfe von Suchkriterien werden Daten selektiert. Das Setzen der Suchkriterien bewirkt, dass beim Aufruf der Analysetabelle nicht mehr alle, sondern nur noch die gefilterten Datensätze angezeigt werden (z.B. nur Mitarbeiter, deren Wohnort Münster ist). Sie können dabei auch auf bereits vorhandene Filter zurückgreifen. Um Suchkriterien festzulegen wählen Sie das Icon „Bearbeiten“ in der Toolbar. Es öffnet sich das Dialogfenster „Suchkriterien festlegen“.

Schritt 3.6.1: Filter kopieren

In der perbit.cloud stehen Ihnen bestimmte Filter zur Verfügung. Um diese Filter bei der Festlegung eines Suchkriteriums nutzen zu können und nicht neu erstellen zu müssen, wählen Sie den Button „Filter kopieren“. Aus der Auflistung der möglichen Filter klicken Sie den gewünschten an, z.B. im Ordner „Einordnung“ den Filter „Auswahl Kostenstelle aktuell“. Er wird dann im Dialogfenster „Suchkriterien festlegen“ angezeigt. Um das Suchkriterium festzulegen, schließen Sie das Dialogfenster mit „Anwenden“ und speichern die Analysetabelle.

Schritt 3.6.2: Aufbau des Suchkriteriums

Der Aufbau eines Suchkriteriums folgt stets der gleichen Reihenfolge:

  1. Datenfeld auswählen
  2. Vergleichsoperator auswählen
  3. Wert auswählen

Schritt 4: Eine Analysetabelle bearbeiten

Um eine ausgewählte Analysetabelle zu bearbeiten, klicken Sie auf das Icon “Bearbeiten” in der Toolbar des Navigationsfensters “Methodenbereich”. Die Methode öffnet sich im Design-Modus. Hier können Sie das Diagramm bearbeiten (siehe 3 Eine Analysetabelle erstellen).

Detaillierte Informationen sowie Fallbeispiele finden Sie in der rechten Spalte unter Downloads.