Serienbriefe verwenden

Allgemein

Mit einem Serienbrief werden mehrere Dokumente mit gleichem Aufbau und unterschiedli­chen Inhalten erzeugt. perbit.cloud stellt verschiedene Serienbrief- und Mailvorlagen mit variablen Daten, z. B. die Adressen von Mitarbeitern, zur Verfügung. Der Text kann in dem vorhandenen Textverarbeitungsprogramm (Microsoft Word) bearbeitet werden.

Wenn Sie im Menü einen Serienbrief-Eintrag (z. B. Geburtstagsbrief unter dem Menüpunkt Mitarbeiter, Untermenüpunkt Korrespondenz) auswählen, werden alle Datensätze, die für diesen Serienbrief zur Verfügung stehen, angezeigt. Sie können den Serienbrief in Ihrem Textverarbeitungsprogramm öffnen und von dort aus weiter verarbeiten. Der Serienbrief kann auf diese Weise aber nur lokal gespeichert werden. Um eine Serienbrief-Vorlage dauerhaft zu ändern, muss sie auf die perbit.cloud-Datenbank hochgeladen werden.

Zusätzlich stehen Ihnen zwei Serienbrief-Vorlagen zur Verfügung, die Sie unter Verwendung der vorgegebenen Seriendruckfelder komplett nach eigenen Wünschen gestalten können.

Im Recruiting der perbit.cloud werden Serienbriefe über den Bewerbungsvorgang erstellt. Der Bewerbungsvorgang verbindet alle für die Bearbeitung der Bewerbung notwendigen Aufgaben (z.B. Empfangsbestätigung erstellen, Absage, Zusage usw.). Die Serienbriefvorlagen des Recruitings können über den Menüpunkt Korrespondenzvorlagen bearbeiten verändert werden.

Der Menüpunkt Korrespondenz

Unter dem Untermenüpunkt Korrespondenz werden Ihnen in den Hauptmenüpunkten Mitarbeiter, Abwesenheiten  und Recruiting alle zur Verfügung stehenden Serienbriefe angezeigt. Es öffnet sich jeweils eine Übersicht der für den ausgewählten Serienbrief zur Verfügung stehenden Datensätze.

Sie können nicht nur die in der perbit.cloud hinterlegten Serienbriefvorlagen verwenden, sondern auch dauerhaft verändern. Darübe

Serienbrief aus einer Vorlage erstellen

  1. Wählen Sie die gewünschte Serienbriefvorlage aus (z.B. „Jubiläum I“ im Menüpunkt „Mitarbeiter“).
  2. Die Vorschau aller für diesen Serienbrief verfügbaren Datensätze wird geöffnet. Mittels eines Filters schränken Sie die Datensätze ein (z. B. auf einen bestimmten Mitarbeiter).
  3. Öffnen Sie den Serienbrief, indem Sie auf das Icon “Öffnen” in der Toolbar klicken.
  4. Über den Reiter „Sendungen“ in Word erreichen Sie die Seriendruckfunktionen.
  5. Klicken Sie auf den Button „Vorschau Ergebnisse“ um das Layout und die Datensätze zu kontrollieren.
  6. Über den Button „Fertig stellen und zusammenführen“ können Sie den Brief nun ausdrucken bzw. als E-Mail versenden.

Serienbriefvorlage bearbeiten

Beispiel: Der Text des Geburtstagsbriefs soll dauerhaft verändert werden.

Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter-> Korrespondenz –> Geburtstagsbrief I und klicken Sie auf das Icon “Bearbeiten”. Nun ändern Sie den Text nach Ihren Wünschen ab. Speichern Sie die geänderte Serienbriefvorlage lokal ab. Behalten Sie dabei den Dateinamen „Geburtstagsbrief I“ bei! Schließen Sie das Textverarbeitungsprogramm.

Damit der Serienbrief nicht nur in Ihrem Textverarbeitungsprogramm sondern auch in Ihrer perbit-Datenbank gespeichert werden kann, muss er hochgeladen wer­den. Wählen Sie dazu das Icon “Hochladen” in der Toolbar in der perbit.cloud. In dem geöffneten Dialogfenster laden Sie dann den bearbeiteten Brief wieder hoch.

Weitere detailliertere Informationen finden Sie in der rechten Spalte unter Downloads.

 

Serienbriefvorlage im Recruiting

Serienbriefe werden im Recruiting der perbit.cloud über den Bewerbungsvorgang erstellt (Menüpunkt Recruiting -> Formulare -> Bewerbungsvorgang).

Hier wählen Sie die Bewerbung(en) aus, für die Sie einen Brief erstellen möchten und klicken dann auf das Icon “auswählen”  in der Toolbar. Es öffnet sich das Dialogfenster „Vorgangsaufgabe ausführen“ mit einer Auflistung aller von Ihnen ausgewählten Datensätze.

Im folgenden Dialogfenster wählen Sie als Aufgabe z.B. „Eingangsbestätigung“ und legen die Methode fest (Brief oder E-Mail).

Wenn Sie auf „Ausführen“ klicken, wird der passende Serienbrief mit den Daten der von Ihnen im Bewerbungsvorgang ausgewählten Bewerber in Word geöffnet. Hier können Sie den Brief weiterbearbeiten.

Eine Serienbriefvorlage bearbeiten

Um eine Serienbriefvorlage zu verändern, wählen Sie unter dem Hauptmenüpunkt Recruiting den Untermenüpunkt Korrespondenzvorlagen bearbeiten.

Folgende Menüpunkte stehen zur Verfügung (für jede Serienbriefvorlage gibt es jeweils eine entsprechende Mail-Vorlage):

  • Eingangsbestätigung
  • Zwischenbescheid
  • Einladung Vorstellung
  • Absageschreiben
  • Anfrage Bewerberpool
  • Zusageschreiben
  • Arbeitsvertrag I
  • Arbeitsvertrag II

Jetzt können Sie über die Toolbar die Serienbriefvorlage öffnen, bearbeiten und in die Datenbank hochladen.