Termine nach Outlook übertragen

Allgemein

Die Anbindung der perbit.cloud an MS Outlook ermöglicht die Übertragung von Terminen und Besprechungsanfragen zu dem zentralen Kalendertool der Anwender.

In der perbit.cloud wird für folgende definierte Datumsfelder über einen Button am/im Datumsfeld der Transfer nach Outlook erzeugt:

  • Vorstellungstermin für Bewerber und Führungskraft (Besprechungsanfrage)
  • Mitarbeitergespräch für Mitarbeiter und Führungskraft (Besprechungsanfrage)
  • Weiterbildungsmaßnahme für den Mitarbeiter (Termin)

Der Termin bzw. die Besprechungsanfrage wird mit den beim Einrichten hinterlegten Informationen aus der perbit.cloud (z.B. Termin, Uhrzeit) gefüllt und kann vor dem Speichern bzw. Versenden manuell ergänzt werden.

Das Versenden von Terminen und Besprechungsanfragen ist ausschließlich der Rolle „Personalsachbearbeiter“ vorbehalten.

Die Funktion ist nur in der perbit.cloud professional-Edition (Datum Weiterbildungsmaßnahme), perbit.cloud premium-Edition (Datum Mitarbeitergespräch zur Beurteilung) und in der perbit.cloud Recruiting-Edition (Datum Vorstellungstermin des Bewerbers) enthalten.

Schritt 1: Übertragung einer Besprechungsanfrage nach Outlook

In der perbit.cloud kann neben dem Datum des Mitarbeitergesprächs auch der Vorstellungstermin eines Bewerbers in einer Besprechungsanfrage nach Outlook übertragen werden. Das folgende Beispiel erläutert den Transfer einer Besprechungsanfrage anhand der Funktion „Beurteilung“ (Menüpunkt Personalentwicklung -> Beurteilung).

Sobald Sie in der perbit.cloud die Maus über das gefüllte und abgespeicherte Datumsfeld „Mitarbeitergespräch am“ bewegen, erscheint links neben dem Datumsfeld ein Symbol zum Übertragen nach Outlook.

Tragen Sie nun ein Datum und ggf. den Beurteiler ein und speichern den Datensatz ab. Das Datum muss in der Zukunft liegen.

Klicken Sie auf „Mitarbeitergespräch Mitarbeiter“. Die Besprechungsanfrage wird nach Outlook transferiert. Dabei wird die E-Mail-Adresse des Adressaten, der Betreff und das Datum automatisch eingetragen. Ebenso übertragen Sie die Besprechungsanfrage an den Beurteiler.

Bei dem Eintrag eines Vorstellungstermins für einen Bewerber (Recruiting) können ebenfalls zwei Besprechungsanfragen – eine an den Abteilungsleiter und eine an den Bewerber – heruntergeladen werden.

Schritt 2: Termine nach Outlook übertragen

Für einen Termin, den der Anwender nach Outlook übertragen kann, wird nach dem Speichern links im Datum das Symbol sichtbar. Der Übertrag eines Termins ist nur für das Datum einer Weiterbildungsmaßnahme möglich (Datum von).

Weitere Informationen erhalten Sie in der rechten Spalte unter Downloads.