HR Software App

Die HR Software App perbit.mobile steht Ihnen in den jeweiligen App Stores iOS und Android kostenlos zum Download zur Verfügung. Generell ist die Funktionsweise der App sowohl unter Android als auch iOS gleich. In einigen Punkten kann es systembedingt dennoch zu unterschiedlichen Darstellungen kommen, beispielsweise greift die App bei der Datumsauswahl auf die systemeigenen Features zu. 

Hinweis:
Bitte nutzen Sie im Apple App Store perbit.mobile 2.0. 

Download unter folgenden Links:

Download Bedienhinweis
Bedienhinweis HR Software App

Die Einrichtung der perbit.mobile App 

Nach der Installation muss zunächst die ServerURL, die wir Ihnen zugeschickt haben, einmalig eingegeben werden. Dies ist manuell über den Link oder alternativ über das Einscannen des QR-Codes innerhalb der App möglich. Hier können Sie die Server-URL aus dem QR-Code scannen.  

Die Anmeldung einfach & sicher 

Nach der Ersteinrichtung der App meldet sich der Anwender mit den gleichen Daten an, die er auch für die Anmeldung der perbit.cloud nutzt. Eine Anmeldung mit biometrischen Daten (Gesichtserkennung/Fingerabdruck) ist, sofern das Endgerät dies unterstützt, möglich. Bei der ersten Anmeldung ist allerdings eine Authentifizierung mit Benutzername und Passwort erforderlich. Danach gelangt man direkt auf die Startseite und sieht das individuelle Dashboard. Dort kann die Urlaubsübersicht angezeigt sowie ein Abwesenheitsantrag direkt über die App gestellt werden. Als Personaler oder Vorgesetzter können Sie außerdem Ihre Aufgaben einsehen und im Fall der Abwesenheitsgenehmigung diese erledigen. 

Urlaubsübersicht

Die Urlaubsübersicht wird aus dem Dashboard der App perbit.mobile aufgerufen. In der Urlaubsübersicht hat jeder Mitarbeiter Einsicht in sein Urlaubskonto für das aktuelle, das vergangene und das folgende Jahr. Mit den Pfeilen < und > kann auf das Vorjahr oder das Folgejahr gewechselt werden: Folgende Daten werden in der Urlaubsübersicht angezeigt:

  • Urlaubsanspruch sowie Resturlaub
  • Aktueller Urlaub
  • Bevorstehender Urlaub
  • Vergangener Urlaub

Abwesenheitsantrag stellen

Der Abwesenheitsantrag kann durch Antippen des Plus-Buttons direkt aus der Urlaubsübersicht aufgerufen werden. Natürlich ist auch zusätzlich ein eigener Eintrag auf dem Dashboard möglich: In beiden Fällen öffnet sich ein Formular. So können Sie Ihren Abwesenheitsantrag sehr simpel, von unterwegs aus, stellen. Wählen Sie den Wunschzeitraum für Ihren Urlaubsantrag sowie Ihren Genehmiger bzw. Vorgesetzten aus. Dabei sehen Sie, wie viele Arbeitstage Sie verwenden werden und wie viele Tage Ihr Resturlaub beträgt. Optional können Sie eine kurze Bemerkung hinzufügen und die Abwesenheit danach beantragen. Nach erfolgreicher Beantragung erhalten Sie eine Bestätigung in Form einer Push-Nachricht, wenn diese in den Einstellungen erlaubt wurde.

 

Aufgaben bearbeiten

Die Aufgabenliste kann aus dem Dashboard heraus durch „Wischen“ nach rechts oder Antippen des Aufgabensymbols oben rechts aufgerufen werden. In der Aufgabenliste erscheinen ausschließlich Prozessaufgaben (z.B. Abwesenheitsantrag bearbeiten), da nur diese in der App bearbeitet werden können. In der Kopfzeile wird die Anzahl der offenen Aufgaben in Klammern angezeigt. Wenn es keine offenen Aufgaben gibt, erscheint eine entsprechende Information in der Aufgabenliste. Durch „Wischen“ (Swipen) nach unten kann die Aufgabenliste aktualisiert werden. Durch Antippen einer Aufgabe öffnet sich das hinterlegte Formular zur Bearbeitung. Das Icon oben links führt zurück zur Startseite. Alternativ kann die Dashboard-Seite auch durch eine Swipe-Geste nach links aufgerufen werden.

Abwesenheit genehmigen

Wenn eine Abwesenheit beantragt wird, erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung. In der Aufgabenliste wählt der Genehmiger die entsprechende Aufgabe aus. Es öffnet sich das Formular zur Bearbeitung des Antrags. Der Genehmiger kann eine Bemerkung eintragen und den Antrag über die entsprechenden Aktionsschaltflächen genehmigen oder ablehnen. Die Bestätigung erfolgt dann erneut mit einer Push-Benachrichtigung.

 

Kilometerstand einsehen und eintragen

Den Kilometerstand Ihres Firmen-PKWs können Sie einsehen, wenn Sie auf die Kachel „Letzter Kilometerstand“ im Dashboard der App klicken. Um den aktuellen Kilometerstand zu übermitteln, wählen Sie die Kachel „Kilometerstand eintragen“. Datum und Kilometerstand sind Pflichtfelder, eine Bemerkung kann optional hinterlegt werden. 

Krankmeldungen einsehen, einreichen und bearbeiten

Mit der Krankheitsübersicht hat jeder Mitarbeiter einen Überblick über seine Krank­meldungen des vergangenen, des aktuellen und des zukünf­tigen Jahres. Die Krankmeldung kann durch Antippen des Plus-Buttons  direkt aus der Übersicht der Krankmeldungen aufgerufen werden. Alternativ ist der Aufruf direkt über den Kacheleintrag auf dem Dashboard möglich. In beiden Fällen öffnet sich das Formular „Krankmeldung einreichen“.

Tragen Sie die erforderlichen Daten ein und laden Sie ggf. die  Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hoch. Eine Auflistung der  ausstehenden Bescheinigungen von Krankmeldungen können vom Personalbüro in der perbit.cloud eingesehen werden. Ebenso erhält der zuständige Mitarbeiter in der perbit.cloud die Aufgabe die Krankmeldung zu überprüfen. 

 

Dokumentenupload und -Verwaltung

Nutzen Sie den Dashboard-Eintrag „Dokumentenupload“, um Dokumente, wie z.B. eine Seminarbescheinigung oder ein Arbeitszeugnis, oder das Passbild hochzuladen. Auch in diesem Formular sind die Pflichtfelder mit einem * gekennzeichnet. Um ein Dokument hochzuladen, tippen Sie auf das Icon. Sie können zwischen zahlreichen Dokumentarten wählen.

Die „Dokumentenverwaltung“ gibt Ihnen Einblick in Ihre externen Dokumente. Wählen Sie den entsprechenden Dokumenttyp und tippen Sie auf den Pfeil. Es öffnet sich eine zweite Seite. Durch Antippen des blau formatierten Dokumentnamens wird der Inhalt auf einer dritten Seite angezeigt. 

 

Weitere Einstellungen

Profilbild ändern

Über die Einstellungsseite kann das Profilbild geändert werden. Das Profilbild kann ein hinterlegtes Bild aus den Stammdaten sein. Dies wird bei der Einrichtung der App definiert. Ist kein Bild festgelegt, wird ein Defaultbild verwendet. Das Profilbild wird zusätzlich auf dem Dashboard und der Profilseite angezeigt. Falls das Bild geändert werden soll, öffnet sich durch das Berühren des Profilbildes ein Dialog mit folgenden Optionen:

  • Kamera: Die Kamera öffnet sich, ein Bild kann aufgenommen werden.
  • Galerie: Die Galerie wird geöffnet, ein vorhandenes Bild kann ausgewählt werden.
  • Standardbild wiederherstellen: Das lokale, selbsterstellte oder ausgewählte Bild wird gelöscht und das Bild aus den Stammdaten wird verwendet.

Stammdatenänderung 

Das Formular enthält sehr viele Informationen, die in verschiedene Bereiche unterteilt sind: Persönliche Daten, Betriebliche Daten, Private Adresse, Private Kontaktdaten, Betriebliche Kontaktdaten. Es können nicht alle Daten auf einem Blick sichtbar gemacht werden; durch „Scrollen“ können Sie sich die restlichen Daten anzeigen lassen.

Nach Auswahl der Kachel „Kontaktdaten ändern“ öffnet sich das folgende Formular. Hier können Sie bei Bedarf Ihre privaten Kontaktdaten ändern. Der Inhalt von E-Mail-Adressen wird als blauer Link angezeigt: Beim Antippen wird die E-Mail-App bzw. der Browser geöffnet und die Adresse vorbelegt.

Alle unter der grau unterlegten Überschrift „Private Kontaktdaten“ aufgeführten Einträge können editiert werden. Dazu klicken Sie direkt auf den Eintrag bzw. bei E-Mail- und Internet-Adresse sowie Social Media Profil auf das Symbol hinter dem Eintrag. Es öffnet sich die für den Eintrag passende Tastatur. Nehmen Sie die Änderungen vor und bestätigen Sie diese. 

 

Anmeldung mit Biometrische Merkmale 

Bei Geräten, die einen Fingerabdrucksensor oder die Gesichterkennung integriert haben, kann auf der Einstellungen-Seite die Anmeldung an die App perbit.mobile über diese biometrischen Merkmale aktiviert werden. Nach dem Aktivieren der Anmelde-Funktion über den Schalter fordert ein Dialog aus Sicherheitsgründen zum erneuten Anmelden auf. Zukünftig zeigt dann der Anmelde-Bildschirm die Anmelde-Schaltfläche mit dem Text „Anmelden mit“ sowie einem Fingerabdruck- oder Gesichtssymbol – je nach vorhandener Hardware. Die Anmeldefunktion kann jederzeit auf der Einstellungen-Seite wieder deaktiviert werden.

 

Push-Benachrichtigungen aktivieren

Über die Einstellungsseite können die Push-Benachrichtigungen aktiviert bzw. deaktiviert werden. Da die konkrete Einstellung nur in dem System-Bereich des Gerätes vorgenommen werden kann, wird hier der Link „Einstellungen öffnen“ angezeigt. Der Text der Push-Benachrichtigung ist abhängig vom Gerätesystem:

  • Bei iOS-Geräten erscheint bei neuen Aufgaben der Text „Neue Aufgaben vorhanden“. Das Kennzeichen wird für die App mit der Anzahl ungelesener Aufgaben aktualisiert. Beim Löschen oder Aktualisieren (beim Erledigen) einer Aufgabe wird kein Text gesendet. Die Anzahl der ungelesenen Aufgaben wird aber bei der App aktualisiert. Wenn sich die App im Vordergrund befindet, wird die Nachricht vom System eingeblendet.
  • Bei Android-Geräten wird der Nachrichtentext bei jeder Änderung (Anlegen, Löschen, Aktualisieren) geschickt. Der Nachrichtentext enthält auch die Anzahl ungelesener Nachrichten, z.B.: “Anzahl ungelesener Aufgaben: 3”. Gibt es keine ungelesenen Nachrichten, wird der Text “Keine ungelesenen Aufgaben” gesendet.