Importe

Mitarbeiterdaten

1.  Manuelle Eingabe
Sie können Ihre Mitarbeiter direkt in der perbit.cloud anlegen. Verwenden Sie zur Neuanlage bitte die Eingabemaske unter Formular Mitarbeiter > Formulare > Mitarbeiterdaten I.

2. Standardimport der Mitarbeiterstammdaten
Alternativ können die Mitarbeiterstammdaten (Stammdaten und/oder Vergütung) auch per Standarddatenimport eingelesen werden.

Download des Importdokuments

Bitte füllen Sie das Dokument (2-1-Standardimport-Stammdaten.xlsx) aus, das wir Ihnen per Mail zugesandt haben oder laden es hier herunter.

ACHTUNG:
Bitte nehmen Sie keine Änderungen an dem Dateiformat vor: Die Spaltenreihenfolgen, Benennung der Felder etc. müssen beibehalten werden. Bitte beachten Sie beim Import die unterstützten Dateiformate. Die Dateiformate werden Ihnen auf der Importmaske angezeigt.

Pflichtfelder:
Für den Import Ihrer Mitarbeiter ist es ausreichend, wenn Sie nur die Pflichtfelder ausfüllen. Die restlichen Spalten sind optional.

Die Pflichtfelder können Sie anhand der farblichen Unterscheidung erkennen. In der Excel-Tabelle sind die Pflichtfelder in der Farbe Orange markiert.

Pflichtfelder Import Mitarbeiterstammdaten

Zu den Pflichtfeldern gehören folgende Felder: Name, Vorname, E-Mail Büro, Personalnummer, Feiertagszuordnung (bitte aus den Vorschlägen in der Vorlage auswählen), Eintrittsdatum.

Optionale Felder:
Die optionalen Felder können Sie zusätzlich in der Excel-Datei ergänzen. Ansonsten haben Sie später die Möglichkeit, die Daten in der perbit.cloud direkt zu pflegen.

Folgende Felder sind optional: Satzart, Mandantnummer, Vorsatzwort, Titel, Ende Probezeit, Austrittsdatum, Geschlecht, Familienstand, Geburtsdatum, Geburtsname, Geburtsort, Geburtsland, Straße, PLZ, Ort, Länderkennzeichen, Telefon Büro, Mobiltelefon Büro, Telefon privat, Mobiltelefon privat, E-Mail privat, Schwerbehinderung %, Gleichgestellter Arbeitsplatz, Schwerbehinderten-Arbeitsplatz, Schwerbehindertenausweis gültig ab, Schwerbehindertenausweis gültig bis, Nr., Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, IBAN, Abweichender Kontoinhaber.

Bei der Mandantennummer ist bitte darauf zu achten, dass diese vor dem Import im System angelegt werden müssen, sofern unterschiedliche Mandanten genutzt werden. Die Eingabe erfolgt unter Mitarbeiter > Formulare > Mitarbeiterdaten I.

Achtung:
Falls Sie die von uns gelieferte Excel-Tabelle in Ihrer Form nicht nutzen können, entscheiden Sie sich für einen individuellen Import Ihrer Daten, der kostenpflichtig ist und separat von uns angeboten und abgerechnet wird.

3. Start eines Imports

Sie starten einen Import über den Menüeintrag „Datenimport“. Hier gibt es die Optionen

  • Standard Datenimport
  • Individueller Datenimport 1
  • Individueller Datenimport 2.

Für die Standardimporte (Mitarbeiterstammdaten und Vergütungsdaten) erhalten Sie entsprechende Vorlagen von unserem Support (support@perbit.de).

Alle anderen Datenimporte müssen individuell eingerichtet werden.

3.1 Standard Import

Mitarbeiterstammdaten und Vergütungsdaten können in Standard-Importen in die perbit.cloud eingelesen werden. Hierfür stellen wir Ihnen entsprechende Vorlagen zur Verfügung.

Beim Klick auf den Menüeintrag öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Importeinstellungen eingeben. Ein Klick auf „Importdatei“ bietet die Möglichkeit, die zu importierende Datei auszuwählen und hochzuladen. Das blaue Info-Icon zeigt die zulässigen Dateiformate an.

Nach Auswahl der Importdatei wird der Import im Hintergrund gestartet. Bei fehlenden Zugriffsrechten erscheinen noch vor dem Start des Imports entsprechende Hinweise.

Um ein Protokoll über den Import zu erhalten, geben Sie im Dialogfenster „Import Mitarbeiterstammdaten Standard“ eine oder mehrere E-Mail-Adresse(n) an. Bei der Angabe mehrerer E-Mail-Adressen müssen diese durch ein Komma voneinander getrennt sein.

Es muss zwingend eine gültige E-Mail-Adresse angegeben werden. Nach Auswahl der Importdatei wird der Import im Hintergrund gestartet. Bei fehlenden Zugriffsrechten erscheinen noch vor dem Start des Imports entsprechende Hinweise.

Der Import kann jederzeit von dem Benutzer, der den Import gestartet hat, mit einem Klick auf das Icon  abgebrochen werden. In diesem Fall wird die aktuelle Zeile in der Import-Datei komplett eingelesen, bevor der Abbruch erfolgt. Das Import-Protokoll wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Dort sind alle Detailinformationen enthalten.

3.2 Individueller Import

Ein individueller Import muss von perbit eingerichtet werden! Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu unserer Hotline auf: support@perbit.cloud.

Vergütung

1.  Manuelle Eingabe
Sie können die individuelle Vergütung Ihrer Mitarbeiter direkt in der  perbit.cloud festlegen. Verwenden Sie dafür bitte die Eingabemaske unter Formular Mitarbeiter > Formulare > Vergütung.

Mit Hilfe der Toolbarfunktion Navigation können Sie flexibel und schnell zwischen den Datensätzen Ihrer Mitarbeiter wechseln.

2. Standardimport der Vergütung
Alternativ kann die Vergütung (und/oder die Mitarbeiterstammdaten) auch per Standardimport eingelesen werden.

Download des Importdokuments

Bitte füllen Sie das Dokument (2-2-Standardimport-Verguetung.xlsx) aus, das wir Ihnen per Mail zugesandt haben oder laden es hier herunter.

ACHTUNG:
Bitte nehmen Sie keine Änderungen an dem Dateiformat vor: Die Spaltenreihenfolgen, Benennung der Felder etc. müssen beibehalten werden. Bitte beachten Sie beim Import die unterstützten Dateiformate. Die Dateiformate werden Ihnen auf der Importmaske angezeigt.

Pflichtfelder:
Für den Import Ihrer Mitarbeiter ist es ausreichend, wenn Sie nur die Pflichtfelder ausfüllen. Die restlichen Spalten sind optional.

Die Pflichtfelder können Sie anhand der farblichen Unterscheidung erkennen. In der Excel-Tabelle sind die Pflichtfelder in der Farbe Orange markiert.

Pflichtfelder Import Vergütungsdaten

Zu den Pflichtfeldern gehören folgende Felder: Name, Vorname, E-Mail Büro, Personalnummer, Gültig ab.

Optionale Felder:
Die optionalen Felder können Sie zusätzlich in der Excel-Datei ergänzen. Ansonsten haben Sie später die Möglichkeit, die Daten in der perbit.cloud direkt zu pflegen.

Folgende Felder sind optional: Satzart, Mandantnummer, Satzart, Mandantnummer, Grundentgelt, Leistungszulage, Funktionszulage, ÜT-Zulage, VL, 10 individuelle Betragsfelder, Stunden Grundentgelt, Stunden Leistungszulage, Stunden Funktionszulage, Stunden ÜT-Zulage, Stunden VL, Stunden 6, Stunden 7, Stunden 8, Stunden 9, Stunden 10, Stundensatz Grundentgelt, Stundensatz Leistungszusatz, Stundensatz Funktionszusatz, Stundensatz ÜT-Zulage, Stundensatz VL, Stundensatz 6, Stundensatz 7, Stundensatz 8, Stundensatz 9, Stundensatz 10

Bei der Mandantennummer ist bitte darauf zu achten, dass diese vor dem Import im System angelegt werden müssen, sofern unterschiedliche Mandanten genutzt werden. Die Eingabe erfolgt unter Mitarbeiter > Formulare > Mitarbeiterdaten I.

Achtung:
Falls Sie die von uns gelieferte Excel-Tabelle in Ihrer Form nicht nutzen können, entscheiden Sie sich für einen individuellen Import Ihrer Daten, der kostenpflichtig ist und separat von uns angeboten und abgerechnet wird.

Datenexport

Mit dem Datenexport können Sie die in Ihrer perbit.cloud gespeicherten Daten schnell und unkompliziert in eine CSV-Datei (Textdatei) sichern.

Hinweis!

Beachten Sie bitte, dass Umfang und Struktur der heruntergeladenen Daten fest vorgegeben sind! Alternativ können Sie eigene Analysetabellen mit frei konfigurierbarem Inhalt erstellen und diese als Excel-Datei ausgeben. Weitere Informationen zum Erstellen von Analysetabellen/Individuellen Auswertungen finden Sie hier.

Beim Klick auf den Menüpunkt „Standard Datenexport“ (Mitarbeiter -> Datenexport) öffnet sich ein Dialog, in dem der Name der Download-Datei eingetragen wird. Außerdem können Sie einen Filter anwenden (z.B. Aktive Mitarbeiter). Der Export startet mit einem Klick auf den Button „Starten“. Bei der Verwendung eines Filters benötigt der Export für jeden Parameter einen Wert, z.B. den Mitarbeitertyp „Auszubildender“.

Der Export läuft im Gegensatz zum Import nicht im Hintergrund, sondern für den Anwender sichtbar ab. Der Fortschritt wird als Prozentzahl angezeigt. Wenn der Export beendet ist, wird die Datei im Browser als Download angeboten und kann lokal gespeichert werden.