Onboarding

Allgemeines

Wenn ein Mitarbeiter neu in das Unternehmen eintritt, ist dies mit umfangreichen Arbeiten verbunden. Auch wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sind bestimmte Arbeiten notwendig: Es muss ein Arbeitszeugnis erstellt werden, das Inventar und ggf. der Firmen-PKW werden eingesammelt und jegliche Zugänge deaktiviert.

In der perbit.cloud können Sie alle anfallenden Aufgaben festhalten und einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen. Das Erstellen von Vorlagen hilft, wiederkehrende Aufgaben zu definieren und bei Bedarf auf diese Vorlagen zuzugreifen. So kann keine Aufgabe vergessen werden.

Alle beim On-/Offboarding eingetragenen Mitarbeiter erhalten über ihre Aufgabenliste eine Aufgabe zur Bearbeitung. Die Personalabteilung kann sich jederzeit eine Aufstellung der noch offenen Aufgaben ansehen und ggf. entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Schritt 1: Aufgaben erfassen und zuweisen

Eine neue Aufgabe für das On-/Offboarding eines Mitarbeiters erfassen Sie unter dem Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> On-/Offboarding / Inventar.

Schritt 1.1: Tab “Allgemein”

Hier werden die betrieblichen Daten zum Mitarbeiter angezeigt, die für das On- bzw. Offboarding relevant sind. Im Beispiel handelt es sich um eine Mitarbeiterin, die in Zukunft dem Unternehmen beitreten wird.

Onboarding Tutorial

Schritt 1.2: Tab “Übersicht Onboarding” bzw. “Übersicht Offboarding”

Im Tab „Übersicht Onboarding“ werden alle Aufgaben zum Mitarbeiter angezeigt. Im Beispiel handelt es sich um Aufgaben, die die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters betreffen.

Tragen Sie ein Datum ein, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll und weisen Sie sie einem Mitarbeiter zu. Sobald Sie in eine neue Zeile wechseln, wird Ihr Eintrag abgespeichert. Der von Ihnen eingetragene Mitarbeiter erhält unmittelbar nach der Zuweisung eine Aufgabe zur Bearbeitung in seiner Aufgabenliste.

In den meisten Fällen ist die Aufgabenfolge beim On-/Offboarding ähnlich. Daher ist es sehr nützlich, wenn Sie sich Vorlagen erstellen, denen Sie wiederkehrende Aufgaben zuordnen.

Je nachdem, in welcher Abteilung der neue Mitarbeiter arbeiten wird bzw. in welcher er gearbeitet hat, wählen Sie die passende Vorlage aus (z.B. „Onboarding Verwaltung“ oder „Onboarding Produktion“). Weitere Erläuterungen zum Erstellen von Vorlagen finden Sie im Schritt 1.5 Vorlagen erstellen.

Schritt 1.3: Tab “Onboarding” bzw. “Offboarding”

In diesem Tab können Sie ebenfalls Aufgaben definieren. Hier werden die Aufgaben in Unterformularen eingetragen. Es können jeweils zwei Aufgaben je Unterformular eingetragen/angezeigt werden. Auch besteht die Möglichkeit, eine ausführliche Beschreibung der Aufgabe zu hinterlegen. Im Gegensatz zur Übersichtstabelle können Sie hier allerdings nicht mit Vorlagen arbeiten.

Schritt 1.4: Tab “Inventar”

Im Tab „Inventar“ tragen Sie das Inventar ein, das dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird.

Inventarverwaltung perbit.cloud

Dadurch haben Sie einen Überblick, welches Equipment dem Mitarbeiter überlassen wurde und können im Falle eines Austritts die Rückgabe gezielt ansteuern.

Schritt 1.5: Vorlagen erstellen

Nutzen Sie die Möglichkeit, geeignete Vorlagen für das On- und Offboarding zu erstellen, mit denen Sie wiederkehrende Aufgaben abbilden. Über den Button  Vorlagen bearbeiten im Tab „Übersicht Onboarding“ bzw. „Übersicht Offboarding“ können die vorhandenen Vorlagen angepasst und neue erstellt werden.

Onboarding Vorlagen bearbeiten

Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf das Icon “Neu”  in der Toolbar. Auf der rechten Seite legen Sie die wiederkehrenden Aufgaben an. Jede Aufgabe kann beliebig vielen Vorlagen zugeordnet werden.

Schritt 1.6: Vorlagen duplizieren

Oft sind es nur Kleinigkeiten, die das Onboarding eines Mitarbeiters in eine bestimmte Abteilung von der Eingliederung in eine andere Abteilung unterscheiden. Dann ist es besonders hilfreich, die bereits erstellte Vorlage zu kopieren und unter einem neuen Namen mit den Änderungen abzuspeichern.

Klicken Sie hierfür auf das Icon “Duplizieren” in der Toolbar und vergeben Sie einen neuen Namen für die Vorlage.

Schritt 2: Zugewiesene Aufgaben bearbeiten

Der Mitarbeiter, dem Sie eine Aufgabe zugewiesen haben, wird in seiner Aufgabenliste darüber informiert:

Aufgabenliste Onboarding

Mit einem Doppelklick öffnet der Mitarbeiter die Aufgabe zur Bearbeitung. Nach Erledigung der Aufgabe setzt er die Checkbox „Erledigt“. Dazu klickt er diese an und hakt die Aufgabe dadurch ab. Das „Erledigt am“-Datum wird automatisch eingetragen. Solange die Aufgabe allerdings noch nicht abgeschlossen ist, wird sie weiterhin in der Aufgabenliste unter „Offene Aufgaben“ angezeigt.

Schritt 3: Wie erfährt die Personalabteilung, ob die Aufgabe erledigt wurde?

Sobald ein Mitarbeiter eine Aufgabe zum On-/Offboarding abgearbeitet hat, aktiviert er die Checkbox „Erledigt“ und schließt die Aufgabe ab. Im Formular „On-/Offboarding / Inventar“ ist dann ebenfalls die Aufgabe „abgehakt“.

Aufgaben erledigt Onboarding

Ebenso sehen Sie im Tab „Onboarding“, welche Aufgaben bereits abgeschlossen wurden.

Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter -> Reports -> Onboarding bzw. Offboarding werden alle offenen Aufgaben gruppiert nach den Mitarbeitern, denen die Aufgaben zugewiesen wurden, angezeigt. In dieser Analysetabelle können auch Einträge vorgenommen werden, um z.B. nachträglich die Aufgabe näher zu beschreiben oder als „Erledigt“ abzuhaken.