Zeiterfassung

Allgemein

Mit der perbit.cloud können bei entsprechender Zugriffsrechtevergabe (Lese- und Schreibrecht für die Rolle Mitarbeiter) alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und -pausen auf einfache Art und Weise erfassen. Das System ermittelt passend zum Datum den Wochentag und errechnet anhand der eingegeben Arbeits- und Pausenzeiten die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Diese wird mit der Soll-Arbeitszeit verglichen und eine evtl. bestehende Differenz ausgewiesen.

Mit der Anzeige eines Stundenkontos hat jeder Mitarbeiter seine Über- bzw. Unterstunden im Blick. Personalabteilung und Führungskraft werden ebenso über das Stundenkonto des Mitarbeiters informiert.

Die vom Mitarbeiter eingetragenen Zeiten können von der Führungskraft des Mitarbeiters (nur eigene Abteilung) oder einem Personalsachbearbeiter kontrolliert und genehmigt werden. In diversen Auswertungen erhalten Mitarbeiter, Führungskraft und Personalsachbearbeiter einen Überblick über die genehmigten Zeiten.

Schritt 1: Arbeitszeiten erfassen

1.1 Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten

Unter dem Menüpunkt Eigene Daten -> Persönliche Daten -> Zeiterfassung können Sie als Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen. Dabei werden Kommen und Gehen sowie die Pausenzeiten eingetragen. Der zum Datum passende Wochentag wird automatisch angezeigt. Das System errechnet aus der erfassten Zeit abzüglich der Pause die geleistete Arbeitszeit für diesen Tag und ermittelt eine evtl. vorhandene Differenz zur Soll-Arbeitszeit. Das Stundenkonto zeigt die aktuellen Über- bzw. Unterstunden an.

Hinweis:
Die „Arbeitszeit Soll“ wird bei den Vertragsdaten des Mitarbeiters eingetragen. Falls hier kein Wert hinterlegt ist, kann die Soll-Arbeitszeit manuell eingetragen werden.

1.2 Personalsachbearbeiter erfasst Arbeitszeiten des Mitarbeiters

Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung kann ein Personalsachbearbeiter, der mindestens über Schreibrecht verfügt, ebenfalls Zeiten für einen Mitarbeiter erfassen. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn ein Mitarbeiter nicht zur selbstständigen Erfassung seiner Arbeitszeiten berechtigt ist. Die Handhabung entspricht der unter 1.1 Mitarbeiter erfasst Arbeitszeiten beschriebenen Vorgehensweise.

Schritt 2: Arbeitszeiten genehmigen

Eine Genehmigung der vom Mitarbeiter (oder von einem Personalsachbearbeiter) eingetragenen Arbeitszeiten ist entweder durch die zuständige Führungskraft oder durch einen Personalsachbearbeiter möglich. Die Genehmigung der erfassten Zeiten erfolgt im Formular „Zeiterfassung“ jeweils durch Anklicken der Checkbox „Genehmigt“. Es erscheint dann ein „Häkchen“. Statt der Genehmigung einzelner erfasster Zeiten können sowohl Führungskraft als auch Personalsachbearbeiter hier eine Sammelgenehmigung aller eingetragenen Zeiten anstoßen.

2.1 Führungskraft genehmigt Arbeitszeiten

Unter dem Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung werden im Formular „Zeiterfassung“ alle noch nicht genehmigten Zeiten (Noch nicht genehmigte Zeiten) sowie die genehmigten Zeiten (Genehmigte Zeiten) angezeigt. Im Tab „Noch nicht genehmigte Zeiten“ können Sie als Führungskraft die vom Mitarbeiter (oder der Personalabteilung) eingetragenen Zeiten genehmigen.

Hinweis:
Eine Genehmigung einzelner Datensätze ist auch in der Analysetabelle „Nicht genehmigte Zeiten“ (Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Reports -> Übersicht Zeiterfassung) möglich. Allerdings kann hier keine Sammelgenehmigung durchgeführt werden.

2.2 Personalsachbearbeiter genehmigt Arbeitszeiten

Um Arbeitszeiten für einen Mitarbeiter zu genehmigen, wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung. Die Genehmigung wird durch einen Klick auf das jeweilige Kästchen in der Spalte „Genehmigt“ erteilt.

Die Felder sind (bis auf „Wochentag“, „Arbeitszeit“, „Differenz Soll-Ist“ und „Stundenkonto“) editierbar, sodass Sie Korrekturen vornehmen können. Ebenfalls ist in diesem Formular die Sammelgenehmigung für alle noch nicht genehmigten Zeiten möglich (siehe Schritt 2 Arbeitszeiten genehmigen).

2.3 Genehmigung stornieren

Sowohl Führungskraft als auch Personalsachbearbeiter können eine bereits erteilte Genehmigung wieder zurücknehmen. Als Führungskraft wählen Sie hierfür den Menüpunkt Meine Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung. Im Tab „Genehmigte Zeiten“ wird durch einen Klick auf das Häkchen in der Zeile des gewünschten Datensatzes die Genehmigung wieder rückgängig gemacht.

Nach der Stornierung wird der entsprechende Datensatz wieder im Tab „Noch nicht genehmigte Zeiten“ angezeigt. Als Personalsachbearbeiter wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Formulare -> Zeiterfassung. Hier können Sie im Tab „Genehmigte Zeiten“ die Genehmigung rückgängig machen.

Weitere detaillierte Beschreibungen finden Sie in der rechten Spalte unter Downloads.