Die Nutzung einer HR Software führt nicht zwingend zu weniger Aufwand für die Personalabteilung. Für einen erfolgreichen Einsatz einer HR Software gibt es mehr zu beachten als nur die bloße Implementierung. Eine strukturierte Planung ermöglicht einen effektiven und zielgerechten Einsatz einer HR Lösung. Doch worauf ist zu achten?

Teamarbeit

Durch eine gemeinsame Planung im Team können Anforderungen und benötigte Veränderungen schneller und präziser umgesetzt werden. Anhand gemeinsamer Planungen verschiedener Interessenten mit unterschiedlichen Aufgaben wird ein größerer Erfolg möglich.

Das Team kann sich beispielsweise aus vier unterschiedlichen Rollen zusammensetzen:

Leitende/r: Prioritäten werden gesetzt und die Nutzung der Software befürwortet
Personalleiter/in: Kennt sich am besten mit den Prozessen der Personalabteilung aus
Endbenutzer/in: Nutzt die Lösung, um Feedback geben zu können
Administrator/in: Umsetzung der benötigten Änderungen und leitet die Bereitstellung

Die Anforderungen einer HR Software unterscheiden sich nach Größe und Aufbau des Unternehmens. Deshalb ist es sinnvoll, möglichst viele Interessenten innerhalb des Teams einzusetzen, um vielfältige Meinungen der zukünftigen Nutzer der Software zu erhalten.

Zielsetzung

Um die Einführung einer HR Software möglichst effektiv einzuleiten, müssen spezifische und eindeutige Ziele mit dem Personal- und Führungsteam bestimmt werden. Sollten bereits vorher Ziele bestehen, so können diese an die Lösung angepasst werden.

Ziele

Papierarbeit abschaffen

Passende Bewerber finden

Zufriedenheit Mitarbeiter gewährleisten

Anschließend sollten die festgelegten Ziele hinterfragt werden. Dies könnte folgendermaßen aussehen:

1. Wie sieht der gewünschte Zustand in 3 bis 5 Jahren aus und kann dieser mit den geplanten Zielen erreicht werden?
2. Welche Bedürfnisse sollen innerhalb der Personalabteilung zufriedengestellt werden?
3. Was sind überhaupt die grundlegenden Probleme, die uns zu einer HR Software führen?

Messbarkeit

Für die Messbarkeit der Ziele ist es notwendig, Erfolgskennzahlen zu haben die SMART sind:
Specific (Spezifisch)
Measurable (Messbar)
Achievable (Erreichbar)
Relevant (Relevant)
Time-bound (Terminiert)

Was ist bei der Einführung einer HR-Software zu beachten?

Mit Hilfe dieser Messbarkeit gelingt es Ihnen, den Fortschritt Ihrer Ziele zu verfolgen und bei eventuellen Problemen möglichst schnell und präzise zu handeln.

Ziele Messbarkeit
Papierarbeit abschaffen 70% der Dokumente übertragen
Passende Auszubildende finden Keine leeren Ausbildungsstellen
Zufriedenheit Mitarbeiter gewährleisten 10/18 Mitarbeiterwünschen umgesetzt


Prozessoptimierung

Für den effektiven Einsatz einer HR Software sollten bedeutende Prozesse, beispielsweise die Erfassung von Mitarbeiterdaten, analysiert und gegebenenfalls optimiert werden, um Ihre Arbeit mit einer HR Lösung zu vereinfachen. Eine HR Software bringt auch dann nichts, wenn die notwendigen Schritte für die Erfassung von Mitarbeiterdaten nicht gewährleistet werden, beispielsweise durch Verzögerungen.

Einbeziehen der Mitarbeiter

Zuletzt spielt das Einbeziehen der Mitarbeiter eine wichtige Rolle, da die Software als Erleichterung für die Arbeit dienen soll. Wichtigere Aufgaben lassen sich besser fokussieren und der Zeitaufwand für grundlegende Tätigkeiten wird niedriger. Durch die Priorisierung von Vorteilen für die Personalabteilung und die Umsetzung von Änderungswünschen wird dies ermöglicht.

Ziele Messbarkeit Vorteil für Personalabteilung
Papierarbeit abschaffen 70% der Dokumente übertragen Übersichtlichkeit, Schnellere Arbeit, Fokus auf andere Aufgaben
Passende Auszubildende finden Keine leeren Ausbildungsstellen Fokus auf Recruiting
Zufriedenheit Mitarbeiter gewährleisten 10/18 Mitarbeiterwünsche umgesetzt Zufriedenheit des Unternehmens

Die Planung der Einführung einer HR Software ist essentiell, wenn die Nutzung den Aufwand der Personalabteilung verringern soll. Deshalb lässt sich die Frage stellen, ob die Lösung zum eigenen Unternehmen, Aufgaben und Zielen passt. Mitarbeiter sollten diese akzeptieren, beispielsweise durch frühzeitige Einweisungen und Schulungen, damit die Software nicht nur als Ersatz, sondern als Verbesserung für die Aufgaben gilt.

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Autor: Arthur Rast

Arthur Rast perbit Software GmbH